Постановка задачи:

1. Необходимо обеспечить формирование бюджета движения денежных средств (БДДС) на первый квартал текущего года. Необходимо обеспечить формирование (план-факт) следующих отчетов:

Сравнительный анализ оборотов по бюджетам.

Финансовый расчет. Бюджет должен формироваться (рассчитываться) автоматически, основываясь на учетных данных других подсистем УПП.

В подсистему бюджетирования должны попадать фактические данные, должна быть возможность план-фактного анализа за выбранный пользователем период.

2. Продукция, услуги, технология производства

3. Организационная структура предприятия

В основном цехе происходит выпуск полуфабрикатов и готовых изделий.

В ремонтом цехе (вспомогательное производство) осуществляют (в частности) оказание услуг заказчикам: ‘Ремонт оборудования заказчика” (нормативная расценка – 300$ за 1-н ремонт)

4. Затраты на производство

Все технологические операции (сборка, обработка и пр.) – оплачиваются по указанным сдельным расценкам.

Материальные затраты на выпуск – прямые.

Управленческие затраты (на управление производством) – общепроизводственные. Ежемесячно, они нормируются; на январь (по нормативам) – они составляют – 10000$.

В процессе решения задачи, необходимо будет рассчитать доли (ОПР) на производство пропорционально запланированным выпускам в разрезе цехов (ЦФО) выпуска продукции/услуг.
5. Закупки материалов, расчеты с поставщиками

Закупка материалов – производится у контрагента «Основной поставщик». Затраты на закупку материалов в текущем году следует планировать, основываясь на аналогичных затратах предыдущего года, но с учетом их 20% увеличения.

При планировании затрат обязательно следует учесть сезонность потребности в материалах в течении года:

6. Продажи, расчеты с покупателями

Продажа «Изделия 1» - контрагенту «Основной покупатель». Выпуск продукции производится после получения предоплаты (30% от запланированной суммы продажи). Реализация (отгрузка) – на следующий месяц, после выпуска.

7. Структура бюджета движения денежных средств (далее БДДС).

Весь учет (поступление и списание д/с) ведется по «безналу» на расчетном счете в валюте управленческого учета – USD.

Суммы плановой сдельной зарплаты должны быть рассчитаны и зафиксированы в бюджете, согласно нормативным трудозатратам технологии производства в каждом цехе.

По статье “Выплата на управленческие расходы”, необходимо поставить ограничение (в соответствии с запланированными суммами, относительное отклонение 10%) на формирование документов «Заявка на расходование денежных средств”. За январь текущего года сформировать заявку на расходование д/c (на ОПР основного цеха), в размере 150000 руб. Списать с расчетного счета эту сумму. Все выплаты (списания) по этой статье оборотов - проводить строго по «Заявкам на расходование денежных средств».

По этой статье оборотов, за январь "попробовать" сформировать заявку на 200000 руб; cкорректировать ее, в соответствии с имеющимися бюджетными ограничениями.

8. Управленческий план счетов и счета бюджетирования.

Необходимо использовать "типовой" план счетов управленческого учета (бюджетирования), заложенный в 1С:УПП.

Плановые обороты и остатки (по счетам управленческого учета и статьям оборотов по бюджету) должны отражаться по сценарию планирования "Бюджетирование (суммовой, помесячный)", фактические - по "пустому" (без указания) сценарию.

Учет будет осуществляться на следующих счетах УУ:

9. Для плановых расчетов необходимо учесть следующие зависимости:

Выпуск продукции опережает ее продажу на 1 месяц;

Производство начинается по факту предоплаты от покупателя - 30% (остальные 70% покупатель оплачивает на следующий месяц)

Плановые затраты на закупку материалов нужно рассчитать с учетом 20% увеличения по сравнению с прошлым годом, так же необходимо учесть сезонность (потребности) в материалах.

Расчет сдельной зарплаты нужно осуществлять по формуле: Расчет суммы сдельной зарплаты = затраты по з/п на единицу продукции * кол-во продукции * поправочный коэффициент (1.1)

Распределение сумм ОПР(управленческие расходы на производство) распределить по ЦФО (цехам) – пропорционально объемам запланированной к выпуску продукции. Решение задачи:

1. Необходимо добавить бюджет (БДДС), ввести статьи оборотов, статьи бюджета. Так же важно настроить источники данных, что бы выполнялось автоматическое заполнение (расчет) оборотов.

2. Необходимо рассчитать (и установить) плановую себестоимость продукции и полуфабрикатов. Для этого можно использовать обработку "Расчет плановой себестоимости"

3. Необходимо ввести начальные остатки (фактические) на счетах управленческого учета (бюджетирования). Сделать это можно автоматически, так как ранее мы настроили источники данных для расчета бюджетирования.

4. Необходимо ввести план продаж. Важно понимать, что именно данные плана продаж является исходными для остальных планов и бюджетов.

5. Далее, необходимо сформировать бюджет продаж и бюджет оплат от покупателей. При этом нужно обеспечить автоматический расчет бюджета оплат (так как 30% покупатель платит при отгрузке, а 70% процентов в следующем месяце).

(1) Сначала, настроим зависимость между оборотами по продажам и оплатам:

(2) Затем, выполним расчет и сформируем обороты (плановые, по основному сценарию планирования) по статьям бюджетирования и по управленческому плану счетов.

5. Далее, рассчитаем бюджет выплат поставщикам (за поставку материалов). Исходными данными будет объем закупок (по сумме) за предыдущий год увеличенный на 20%. Так же нужно распределить полученную (запланированную) сумму по месяцам, учитывая сезонность потребности в материалах.

6. Далее, рассчитаем бюджет выплат сдельной заработной платы. Исходными данными будет запланированное количество продаж продукции, текущее (имеющееся) количество продукции, плановая с/c выпуска единицы каждой продукции, дополнительный коэффициент =1.2.

Важно понимать, что программа позволяет настроить произвольный алгоритм расчета (формулу расчета).

7. Далее, запланируем общую сумму (на основное и вспомогательное производство) общепроизводственных расходов. Затем, распределим эти расходы пропорционально выручке (продажам) между основным и вспомогательным производством.

8. Настроим в программе ограничение (не превышать бюджет более чем на 10%) на предельную сумму расхода денежных средств (по статье оборотов "Выплаты на упр. расходы") .

После этого программа будет автоматически контролировать (запрещать оформление заявок на расходование денежных средств) если общая запланированная (по заявкам) сумма будет превышать бюджет на 10%.

Нужно понимать, для того, что бы использовать данный функционал, расход денежных средств следует оформлять строго с привязкой к заявке на расходование денежных средств.

9. На этом, подготовка и настройка программы в части бюджетирование завершается. Далее, в программе будут отражаться фактические данные (в нашем случае, оплаты поставщикам, оплаты покупателей, выплаты сдельной зарплаты, списание д/с на общехозяйственные расходы). В конце выбранного периода (например ежемесячно) необходимо ввести в систему бюджетирования данные о фактических оборотах (по статьям бюджетирования и счетам управленческого учета).

Заполнение происходит автоматически, по кнопке "Заполнить.."

10. Итого: на данном шаге подсистема бюджетирования содержит плановые и фактические данные.

Таким образом, теперь можно сформировать отчеты: сравнительный анализ оборотов по бюджету и финансовый расчет.

На любом предприятии бюджетирование является важнейшей составляющей системы управления. Основная задача бюджетирования — это планирование различных хозяйственных операций, которые направлены на достижение материальных целей организации.

Ниже речь пойдет о том, какие функции содержит в себе обычная подсистема для в 1С 8.3 от сторонних разработчиков: , Инталев Корпоративные финансы, и так далее. При желании Вы можете обратиться к нам за помощью во внедрении. Мы объективно подберем систему для Вас и произведем внедрение на более привлекательных условиях, нежели монополисты-разработчики ().

Модуль бюджетирования в 1С представлен подсистемами для финансового учета, которые обычно включают в себя финансовое планирование, контроль, учёт расходов и доходов на уровне организации в целом, а также на уровне ЦФО. Благодаря этим модулям можно анализировать фактическую и прогнозируемую информацию бюджетирования.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования на 1С, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .

Внедрение Бюджетирования в 1С 8

Использование подсистем начинается с оценки и анализа уже существующей финансовой системы отчётности организации. Сначала создаётся список показателей отчётов. Обычно используют два типа показателей: оборотные и остаточные. На основе перечня остаточных показателей пользователи создают план счетов бюджетирования в информационной базе. В справочнике 1C «Статьи оборотов» заполняется перечень оборотных показателей.

Во время описания движений по оборотным статьям и счетов можно использовать большое количество аналитических разрезов, доступных в подсистемах «Бюджетирование 1С 8»:

• проекты;
• разные статьи оборотов;
• различная номенклатура;
• контрагенты;
• и так далее.

Значение показателя может обладать суммовым и количественным выражением. Для каждого показателя можно указывать источник для получения фактической информации. В данных есть готовый перечень алгоритмов для того, чтобы заполнять источники информации бюджетирования, этот список в случае необходимости пользователь может дополнять по своему усмотрению.

Следующим этапом является внесение финансовых отчётов в базу данных системы. В справочнике «Бюджеты» хранится список бюджетов, который вводит пользователь. Далее в модуле « Бюджетирование 1C» для указанных бюджетов необходимо вносить наполнение показателями в справочники «Счета бюджета» и «Статьи Бюджета». Чтобы получить информацию о структуре и состоянии бюджета, имеется функция «Отчёт по бюджету».

Далее заполняется справочник «Сценарии». Данный справочник необходим для того, чтобы описывать версии и виды планов, а также чтобы отличать фактические данные от плановых. В этой системе нет отдельных регистров для того, чтобы учитывать плановые и фактические данные материального учёта, существует только сценарий. Сценарию можно указывать степень детализации, периодичность, нужную валюту и прочую информацию.

Основные функции программ 1C для учета финансов:

• контроль результатов работы организации;
• экономические прогнозы;
• средство координации работы подразделений компании;
• основа для того, чтобы принимать решения по развитию организации.

Программа обладает набором инструментов для финансового планирования в организации, который соответствует универсальной модели бюджета. С помощью данных конфигурацийможно реализовывать такие функции бюджетирования в 1С 8.3:

• финансовое планирование сразу по нескольким разным сценариям; создание текущих бюджетов на основании стратегических бюджетов с поправкой по фактическому выполнению (в завершённом периоде) бюджета;
• планирование движения материальных средств организации на любой период по временным интервалам, подразделениям предприятия, проектам, контрагентам, номенклатуры и пр.;
• отображение фактической работы организации в тех разрезах, в которых осуществлялось планирование;
• контроль соответствия поступивших заявок на расходование материальных средств согласно плану работы на период;
• финансовый анализ;
• анализ доступности материальных средств;
• сопоставление отклонений фактической и плановой информации.

Бюджетирование в 1С даёт пользователям большие возможности в настройке получения отчётной информации. Первым примером отчёта, создаваемого пользователем, является «отчёт по бюджету». Его структура собирается сотрудником из оборотов по статьям и остатков бюджетирования. Другим примером является «Финансовый расчёт», который играет роль конструктора расчёта показателей. Создавая состав строк данного отчёта, пользователь выбирает для этой строки вид показателя:

• источник фактической информации;
• оборот или же остаток по информации подсистемы бюджетирования;
• расчёт по прочим строкам отчёта (есть возможность указания формулы).

Чтобы сделать отчёты в подсистеме «Бюджетирование 1С» привычными для российских пользователей, большинство расчётных данных имеет комментарии, которые описывают их экономический смысл. По итогам разных разделов отчёта программа выводит сжатые экспертные заключения.

Внедрение подсистемы бюджетирования на предприятии позволит повысить экономическую эффективность предприятия и прозрачность предприятия в целом.

P.S. Мы имеем большой опыт во внедрении учета финансов и бюджетирования на предприятиях различных отраслей и рады предложить свои услуги Вам в Москве и регионах. Мы работаем на более выходных условиях с абсолютно различными программами — Инталев, 1АБ Управление финансами, и т.д. Подробности на странице .

Пример построения системы бюджетирования в 1С ERP:

Подсистема Бюджетирования, имеющаяся во многих программных решениях, как фирмы 1С, так и в разработанных партнерами продуктах, для автоматизации финансового учета, позволяет вести план-фактный учет приходов и затрат в разрезе Центров Финансовой Ответственности.

Эта статья посвящена подсистеме Бюджетирования в 1С УПП вообще и нескольким основным справочникам в частности, правильное проектирование которых является критически важным фактором, влияющим на успех проекта автоматизации в целом. Знать и понимать их назначение необходимо, чтобы правильно провести требуемые организационные преобразования, сформулировать техническое задание для настройки системы, а также получить высокую экономическую эффективность от внедрения.

Справочник «ЦФО» в подсистеме Бюджетирование в 1С УПП

Для начала разберемся, что может пониматься под ЦФО – Центрами Финансовой Ответственности.

В качестве ЦФО могут выступать как отдельные подразделения, департаменты, филиалы, так и отдельные сотрудники или проектные группы. Основной смысл заключается в том, что учет поступлений и расходов денежных средств ведется не по организации в целом, а по каждому ЦФО в отдельности.

Руководитель ЦФО отвечает за планирование приходов, расходов и финансовый результат своего ЦФО.

Таким образом, каждое ЦФО выступает и как заказчик, и как исполнитель: получает или оказывает услуги другим ЦФО в рамках предприятия, а также внешним контрагентам. Т.е. фактически все предприятие состоит из микро-компаний, каждая из которых имеет понятный набор услуг.

Например, ЦФО «Бухгалтерия» может оказывать услуги начисления заработной платы для ЦФО «Отдел маркетинга», «Отдел ИТ», «Производственный отдел», а также покупать услуги по сопровождению ИТ-систем в ЦФО «Отдел ИТ» и услуги уборки помещения в ЦФО «АХО».

Чтобы внедрить систему бюджетирования, важно определить, какие Центры Финансовой Ответственности будут выделены на Предприятии, какой набор услуг каждый из них оказывает другим ЦФО, каковы трудозатраты, себестоимость и стоимость этих услуг для предприятия.

С точки зрения бизнеса, такой подход позволит обнаружить и улучшить следующие аспекты:

1. Оптимизировать численность сотрудников;
2. Вывести высоко затратные, но низкоэффективные процессы на аутсорсинг;
3. Каждое подразделение и каждый сотрудник будет знать, какой именно продукт является результатом его деятельности, что позволит улучшить систему мотивации, качество услуг и удовлетворенность внутренних пользователей;
4. Организовать на базе успешных ЦФО отдельные бизнес-единицы, получая с них дополнительную прибыль за счет оказания услуг внешним контрагентам.

Например, ЦФО «Маркетинг» оказывает услуги маркетинга для ЦФО «Отдел продаж», а также берет дополнительные проекты у внешних контрагентов как маркетинговое агентство.

Настроить ЦФО в подсистеме Бюджетирование в 1С УПП достаточно просто, для этого нужно:

1. Открыть меню «Справочники» - «Справочник ЦФО»;
2. Нажать кнопку «Создать»;
3. Ввести информацию о ЦФО: наименование, руководитель, вид ЦФО;
4. Нажать кнопку «ОК».

Рисунок 1. Справочник «ЦФО»

Справочник «Виды ЦФО» в подсистеме Бюджетирование в 1С УПП

В подсистеме Бюджетирование в 1С УПП предусмотрена возможность задавать разные виды ЦФО.

• Центр дохода – подразделения, которые генерируют выручку для предприятия;
• Центр затрат – подразделения, которые не имеют дохода, но имеют затратную часть;
• Центры инвестиций – проекты, развивающиеся на инвестиционные средства, имеющие плановые выходы на окупаемость и прибыльность;
• Другие.

Настройка производится в Справочнике «Виды ЦФО», в соответствии с бизнес-требованиями пользователей.

Рисунок 2. Справочник «Виды ЦФО»

Справочник «Сценарии планирования» в подсистеме Бюджетирование в 1С УПП

Сценарии планирования – это варианты планового бюджета. В подсистеме УПП есть возможность задавать несколько независимых версий финансовых планов, но для этого необходимо заполнить справочник «Сценарии планирования».

Можно задавать следующие параметры для разных вариантов сценариев:

• Детализация планирования. Номенклатура или номенклатурные группы, в разрезе которых необходимо осуществлять планирование.
• Периодичность. Временной интервал планирования: год, полугодие, квартал, месяц, декада, неделя, день.
• Валюта планирования. Есть возможность создать несколько версий плановых бюджетов для разных валют, например, в рублях и долларах США. Удобно использовать, когда предприятие работает с экспортом/импортом и важно учитывать курсовые разницы.
• Возможность ведения суммового и количественного учетов .
• Возможность использования курсов сценария. Признак использования отдельной линейки курсов валют, с помощью которой можно прогнозировать динамику изменения курсов валют.

Настройка производится в Справочнике «Сценарии планирования» в соответствии с бизнес-требованиями пользователей.

Рисунок 3. Справочник «Сценарии планирования»

Справочник «Статьи оборотов по бюджетам» в подсистеме Бюджетирование в 1С УПП

В финансовом учете все хозяйственные операции относятся к какой-либо статье оборотов. В подсистеме Бюджетирование в 1С УПП для этих целей служит справочник «Статьи оборотов по бюджетам».

Перед настройкой необходимо запросить в финансовом департаменте полный перечень статей оборотов, которые используются в компании, заверенные подписью финансового директора.

Неверная, неполная и неточная настройка справочника приведет к тому, что в процессе эксплуатации пользователи не смогу ввести все необходимые финансовые операции. В результате полученный по итогам работы план-фактный анализ будет признан недостоверным.

Настройка производится в Справочнике «Статьи оборотов по бюджетам».

Рисунок 4. Справочник «Статьи оборотов по бюджетам»

В справочнике есть возможность сгруппировать статьи оборотов в виде списков любого уровня вложенности: для создания групп иерархии нужно использовать функцию «Создать группу», указать в какой группе будет создан новый уровень и его наименование.

Рисунок 5. Справочник «Статьи оборотов по бюджетам». Создание групп

Для создания статей оборотов нужно использовать функцию «Добавить», ввести наименование статьи оборотов и заполнить характеристики в соответствии с правилами учета принятыми в финансовом департаменте. Подробнее о назначении полей и настройке проводок мы расскажем в следующей статье.

Рисунок 6. Справочник «Статьи оборотов по бюджетам». Создание статей оборотов

В первой части обзора справочников подсистемы Бюджетирование в 1С УПП мы рассмотрели 4 справочника: «Справочник ЦФО», «Виды ЦФО», «Сценарии планирования», «Виды оборотов по бюджетам».

В следующей части мы расскажем об остальных справочниках и их важности, правильной настройке и работе подсистемы в целом, а также важности качественного предпроектного обследования предприятия, продуманной методологии и разработки глубины учета перед тем, как начинать настройку системы.

Концептуально продукт является конструктором с широчайшими возможностями настройки ведения управленческого учета и финансового планирования. В частности, предусмотрена настройка связи с фактическими данными, добавлена возможность использования произвольной аналитики бюджетирования, реализована мощная система формирования управленческой отчетности и бюджетных форм. Функционал управленческой отчетности позволяет разрабатывать сложные отчеты с фиксированной и динамической структурой (по данным систем управления финансами предприятия, бюджетирования и бухгалтерии) без использования режима конфигуратора!

Решение полностью интегрируется с конфигурацией “1С:Бухгалтерия 8″ на уровне НСИ и документов (путем сравнения и объединения), соответственно, для его использования необходимо наличие у пользователя конфигурации “1С:Бухгалтерия 8″. Технически продукт представляет собой адаптированную подсистему бюджетирования из ERP-решения “ИТРП:Процессное производство 8″.

Перечень основных функций:

• Бюджетирование по любому количеству фирм – бизнес-единиц. Построение прогнозных балансов отдельно по каждой фирме (ЦФО) или Организации. Формирование управленческого баланса в целом по фирме.
• Бюджетирование по любому количеству сценариев.
• Гибкая система-конструктор:
• Создание произвольных управленческих показателей с произвольной аналитикой в визуальном режиме. Показатели при необходимости могут отражаться по прогнозному балансу (с использованием шаблонов проводок), либо фиксироваться в базе данных без использования двойной записи.
• Формирование произвольных планов/бюджетов, настройка иерархических зависимостей показателей и шаблонов проводок по показателям. Отсутствие технологических ограничений к структуре статей бюджета.
• Настройка финансовой модели предприятия, мастер-бюджета (БДР, БДДС, ББЛ), план-фактного анализа, произвольных функциональных бюджетов, учитывающих специфику предприятия – в визуальном режиме, без привлечения программистов и кодирования. Все настройки Системы управления финансами предприятия и Программы бюджетирования выполняются в режиме 1С:Предлриятие, поэтому внедрение могут выполнять специалисты предметной области.
• Настройка произвольных «Источников данных» для различных целей, без использования конфигуратора и кодирования.
• Плановые обороты показателей в разрезе аналитики.
• Настройка иерархической взаимозависимости показателей.
• Настройка шаблонов проводок для показателей отражающихся по прогнозному балансу.
• Прогнозный баланс (Российский план счетов по умолчанию). План счетов можно модифицировать (создавать новые счета) и отключать предопределенные счета РСБУ.
• Программа бюджетирования по «Показателям деятельности». Показатели детализируются произвольно настраиваемой аналитикой (любыми справочниками учетной системы), в том числе отдельными справочниками “Статьи движения денежных средств (ДДС)”, “Статьи бюджета доходов и расходов (БДР)”. Не требуется отдельная настройка источников фактических данных для каждой статьи.
• Отдельные измерения бюджетирования – «ЦФО» и «Проекты».
  Произвольная аналитика бюджетирования, 5 субконто на плане счетов “Бюджетирование”, в том числе «ЦФО» и «Проекты».
• Возможность использования произвольных классификаторов – аналитики бюджетирования, увязка позиций классификатора с позициями ключевых справочников системы (Статьями затрат, Прочие доходы и расходы и т.д.).
• Хранение документов фактических хозяйственных операций (ссылок) из учетной подсистемы в проводках и оборотах подсистемы бюджетирования по пустому сценарию. Анализ фактических показателей в разрезе первоисточников – документов хозопераций.
• Матричные, гибко настраиваемые формы ввода бюджетов (аналогичные Excel) через документ. Например, по строкам – аналитика, по колонкам – периоды. В ячейках – вводятся значения показателей. Одним документом отражаются обороты нескольких показателей по нескольким значениям аналитик и по нескольким периодам планирования.
• Контроль бюджетов по целевым значениям и по лимитам, оперативно при вводе документов (бюджетных операций и Заявок на расход ДС).
• Расчеты по моделям, хранение моделей как отдельной настройки и автоматическая модификация всех документов моделей при изменении модели.
• Копирование данных бюджетирования между сценариями и периодами.
• Актуализация бюджета с возможностью переноса отклонений на будущие периоды.
• Несколько видов бюджетов:
• Динамические бюджеты: Остатки счетов, обороты показателей и счетов, формульные показатели в бюджетах (вычисляемые ресурсы). План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.
• Фиксированные бюджеты: настраиваемая иерархическая структура в разрезе произвольных аналитик: оборотов показателей, оборотов и остатков по счетам, формульные (вычисляемые) ресурсы. План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.
• Произвольные управленческие отчеты (могут использоваться также как формы бюджетов), формируются на основе нескольких «Источников данных»:
• Фиксированный отчет – формирование отчетов с произвольной иерархической структурой колонок, без настройки в конфигураторе. Формульные колонки, произвольные группировки.
• Произвольный табличный отчет – настраивается в режиме 1С табличный документ (по аналогии с Excel), в ячейки которого по формулам извлекаются произвольные данные из базы данных 1С (любой подсистемы, в т.ч. под системы бюджетирования). Позволяет легко настраивать формы отчетности с произвольной нерегулярной жесткой структурой, не укладывающейся в функциональность построителя отчетов и системы компоновки данных.
• Ввод заявок на расход, фиксация потребности в оплате. Резервирование ДС по заявке на расход.
• Частичное и полное включение заявок на расход в реестр платежей.
• Долгосрочное и краткосрочное планирование расхода и поступления денежных средств.
• Утверждение реестра платежей на дату и период, формирование платежных поручений по реестру платежей.
• Интерактивный платежный календарь, разноска платежей по заявкам в платежном календаре, анализ планово-расчетных остатков ДС на будущие даты, анализ кассовых разрывов.

Для использования продукта не требуются аппаратные ключи защиты. Количество пользователей не ограничено. Активация продукта выполняется программным способом – вводом кода активации. При использовании продукта в демонстрационном режиме и при использовании NFR-версии активация продукта не требуется, в этих режимах промышленная эксплуатация продукта недопустима (в т.ч. накладываются ограничения на объем данных и использование печатных форм).

Все отчеты (бюджеты) реализованы на системе компоновки данных.

Подробнее о концепции решения

Решение представляет собой “конструктор”, позволяющий настраивать произвольные финансовые модели деятельности предприятия, независимо от отрасли и сферы деятельности предприятия.

Финансовая модель настраивается с помощью следующих базовых объектов и инструментов:

• Показатели бюджета и зависимости между показателями.
• Прогнозный план счетов, 5 уровней субконто.
• Аналитики показателей и субконто плана счетов.
• Правила извлечения фактических данных в подсистему бюджетирования.
• Правила расчета показателей модели на основе различных данных (остатков и оборотов по прогнозному плану счетов, оборотов других показателей, нормативно-справочной информации).
• Средства разработки форм бюджетов и управленческих отчетов.

При настройке подсистемы для конкретного предприятия настраивается набор базовых объектов, которые образуют финансовую модель предприятия. В финансовую модель предприятия можно включить различного вида специфические операционные, функциональные бюджеты, бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, прогнозный баланс и т.д.

Финансовая модель образует целостную и взаимоувязанную систему показателей и правил их зависимостей и расчета. Бюджетные формы представляют собой отчеты, в которые извлекаются данные финансовой модели.

Все настроенные формы бюджетов могут иметь вид, специфический для данного предприятия. Система предоставляет возможности разрабатывать произвольные формы бюджетов, как отчетов по финансовой модели. Все настройки выполняются в пользовательском режиме (в базе данных) и не требуют программирования.

В подсистеме реализованы механизмы управления денежными средствами, которые позволяют выполнять краткосрочное и долгосрочное планирование расхода и поступлений денежных средств, прогнозировать и устранять кассовые разрывы. Эти механизмы тесно интегрированы с подсистемой учета денежных средств конфигурации “1С:Бухгалтерия 8″.

Отличие подходов от бюджетирования в Excel

При построении системы бюджетирования в Excel пользователь использует множество таблиц, достаточно сложным образом связанных друг с другом. Преимущества – полная гибкость и методическая “свобода”. Обсуждение неудобств такого подхода выходит за рамки настоящего обзора, следует лишь отметить, что ограничений здесь достаточно много. Одно из основных неудобств – одни и те же по сути данные финансовой модели в разных бюджетах (бюджетных формах) проявляются в разных ракурсах (разной аналитике и детальности), что приводит к необходимости дублировать эти данные в разных листах Excel и настраивать их синхронизацию.

Подсистема бюджетирования, реализованная в продукте, в качестве данных для форм бюджетов использует централизованную целостную финансовую модель, которая хранится в виде оборотов (за период) показателей деятельности и остатков и оборотов по счетам прогнозного баланса, в разрезах необходимых аналитик.

Все формы бюджетов, независимо от их вида, в качестве данных используют информацию из этой модели, а также произвольные учетные и нормативно-справочные данные.

Планирование может проводиться по неограниченному количеству Сценариев бюджетирования .

Фактические данные в системе хранятся в том же формате, что и плановые данные. Для хранения фактических данных используется пустой сценарий бюджетирования. Такой подход обеспечивает корректность план-фактного анализа в разрезе любых аналитик, показателей и счетов прогнозного плана счетов.

Внедрение автоматизированной системы финансового планирования проводится в два этапа:

• Анализ потребностей финансового планирования и бюджетирования. Формирование требований к финансовой модели.
• Разработка и настройка финансовой модели. Разработка бюджетных форм для удобного просмотра плановых и фактических данных финансовой модели и план-фактного анализа.

Как отдельный этап следует рассматривать разработку и реализацию бизнес-процесса бюджетирования, как делегирования финансовой ответственности подразделениям и вовлечения подразделений в процесс финансового планирования.

Классическая финансовая модель

Финансовая модель состоит из совокупности показателей деятельности предприятия. В следующей таблице сведены типичные бюджетные формы и показатели деятельности, которые являются источниками данных для этих форм:

Бюджетная форма (бюджет)	Показатель деятельности
Мастер-бюджет
Бюджет движения денежных средств (БДДС)	Приход ДС, Расход ДС
Бюджет доходов и расходов (БДР)	Доходы, Расходы
Прогнозный баланс (бюджет по балансовому листу, ББЛ)	Обороты и остатки по плану счетов бюджетирования.
Инвестиционный бюджет	Закупки ОС, Затраты на модернизацию и т.д.
Функциональные бюджеты
Бюджет продаж	Продажи
Бюджет запасов	Запасы
Бюджет потребности	Потребность
Бюджет закупок	Закупки
Бюджет прямых материальных затрат	Материальные затраты
Бюджет прямых затрат на оплату труда	Затраты по зарплате
Бюджет общепроизводственных расходов	Общепроизводственные расходы
Бюджет общехозяйственных расходов	Общехозяйственные расходы
Бюджет коммерческих расходов	Коммерческие расходы
Операционные бюджеты подразделений
Бюджет отдела продаж
Бюджет отдела закупок
Бюджет отдела главного технолога

Обычно в финансовой модели существует последовательность расчетов, основанная на значениях некоторых исходных показателей.

Сначала задаются исходные показатели, затем на основании этих показателей рассчитываются все зависимые показатели финансовой модели.

Например, для производственных предприятий чаще всего исходными показателями являются “Продажи” и “Запасы продукции на складах”.

• Сначала задается бюджет продаж и бюджет запасов, затем рассчитывается объем выпуска и плановое поступление ДС от покупателей (БДДС),
  • по объему выпуска и нормативам расхода определяется потребность в материалах и трудовых ресурсах,
    • по потребности в материалах и бюджету запасов материалов (а также используя нормативы закупок) определяется плановые закупки (бюджет закупок),
      • по бюджету закупок определяется плановый расход денежных средств (БДДС) и т.д.

Возможна и другая модель – если основным ограничением деятельности предприятия является ограниченный объем закупок при неограниченном гарантированном сбыте – то исходным бюджетом является бюджет закупок, а далее финансовая модель просчитывается в последовательности, обратной приведенной выше.

Классическая финансовая модель имеет следующий вид:

Разумеется, приведенная выше схема отражает только простейшую финансовую модель. Например, на практике может потребоваться выделение в явном виде таких показателей, как “Закупки вспомогательных материалов”, “Закупки запчастей” и т.д.

Отметим, что бюджеты, основанные на данных о плановых остатках активов или пассивов, в большинстве случаев могут строиться на данных прогнозного баланса. Например, в приведенной выше схеме плановое поступление денежных средств может порождать проводки по прогнозному плану счетов с соответствующим изменением взаиморасчетов с покупателями (остатков дебиторской задолженности).

Показатели бюджета

Механизмы подсистемы “Бюджетирование” обеспечивают конструирование произвольных финансовых моделей с помощью элементарных “кирпичиков” – Показателей бюджета .

Показатель бюджета в терминологии подсистемы соответствует некоторому определенному показателю деятельности предприятия, имеющему суммовое и/или количественное выражение. Показатели не имеют остатков на начало и конец периода, в системе фиксируются только объемные значения показателей (обороты) за период.

В подсистеме “Бюджетирование” можно создать произвольные показатели бюджета и настроить аналитику показателей, правила зависимости между показателями, правила отражения показателей по прогнозному балансу:

Согласно этой схеме, основной “кирпичик” финансовой модели – это “Показатель бюджета” . Настройки показателя бюджета следующие:

1. Аналитика показателя. К одному показателю можно подключить три вида произвольной аналитики,. В системе предусмотрен список аналитик бюджетирования, состоящий из основных справочников системы, таких как Номенклатура, Номенклатурные группы, Контрагенты, Сегменты рынка, Статьи затрат, Прочие доходы и расходы и т.д. Кроме того, для любого показателя можно использовать аналитику “ЦФО” и “Проект”.
2. Шаблон проводок. Для показателя можно настроить список проводок по прогнозному плану счетов, которые автоматически формируются при записи в базу данных показателя. Для каждой проводки можно указать – для каких значений аналитик эта проводка формируется. Таким образом, проводка по прогнозному плану счетов (если не учитывать сервисные документы) может быть сформирована только через оборот “родительского” показателя.
3. Правила формирования зависимых показателей. Для каждого зависимого показателя можно указать значения аналитик, при которых формируется зависимый показатель. Для зависимого показателя можно также настроить зависимые показатели. Правила зависимостей, таким образом, могут быть иерархическими. В правилах зависимости можно задавать распределение зависимых показателей по периодам.

Таким образом, финансовая модель в качестве своей “верхушки” может иметь ограниченный перечень исходных показателей, которые вводятся вручную. Далее с помощью зависимых показателей и регламентных расчетов формируются обороты показателей, которые зависят от исходных показателей.

Например, если в качестве исходных показателей используются плановые продажи по периодам в количественном и стоимостном выражении, то финансовая модель может содержать следующие зависимые показатели, которые рассчитываются автоматически:

1. План производства
2. План потребности ресурсов под производство (на основании норм расхода)
3. План закупок (на основании данных о ценах поставщиков и норматива неснижаемого остатка сырья)
4. План оплаты покупателей
5. План оплаты поставщикам

Таким образом, такая финансовая модель позволяет планировать в самом простом виде основной финансовый цикл, рентабельность, прибыль и состояние денежных средств предприятия на любое количество периодов. При этом можно запланировать повышение цен на сырье, изменение отпускных цен, изменение курсов валют и прочие факторы, влияющие на финансовую модель.

Важно отметить, что используя только одни показатели без шаблонов проводок, нельзя планировать остатки в каком бы то ни было виде, поскольку показатель по определению является оборотным (за период) параметром.

Однако, планирование остатков можно вести используя только забалансовые счета, что позволяет создавать финансовые модели с планированием остатков финансовых и материальных ресурсов без использования прогнозного баланса и двойной записи.

Аналитика бюджетирования

Как уже отмечалось выше, в подсистеме “Бюджетирование” используется следующая аналитика бюджетирования:

В качестве дополнительной аналитики может быть использованы основные справочники конфигурации и некоторые перечисления.

Подключение вновь созданных (отсутствующих в типовом решении) справочников к аналитическим измерениям бюджетирования выполняется в режиме “Конфигуратор”. С технической точки зрения, для построения аналитики используется план видов характеристик “Виды аналитики бюджетирования”.

Для прогнозного плана счетов предусмотрены 5 уровней субконто. Тип субконто может быть установлен: “ЦФО”, “Проект” , либо прочая аналитика бюджетирования, согласно типам аналитик, установленным в плане видов характеристик “Виды аналитики бюджетирования”.

Сущность Показателя бюджета, как показателя деятельности, рассмотрена выше. Рассмотрим остальные аналитические измерения.

• Организация . Юридическое лицо или структурная бизнес-единица. Если требуется использовать несколько прогнозных балансов (каждый по своей организации), то необходимо разделять балансы по организациям. Если прогнозный баланс по предприятию один, то в качестве элементов учета по разным организациям удобно использовать измерение “ЦФО”.
• Сценарий бюджетирования . Дополнительный разделитель данных. Позволяет создавать версии планов или модели, например, “Пессимистический” и “Оптимистический” планы. По пустому сценарию ведется учет фактических данных.
• Валюта . Поддерживается планирование суммовых показателей не только в настроенной валюте управленческого учета, но и параллельно в другой валюте. Данное измерение указывает валюту валютной суммы.
• Проект . В самом общем случае – выделенный сегмент деятельности предприятия. Классическое определение проекта – это мероприятие с определенными временными рамками и заданным результатом. В подсистеме “Бюджетирование” сущность проекта несколько шире. Например, типичным является выделение некоторого вида деятельности предприятия в “Проект”, очевидно, что о временных рамках здесь речь уже не идет.
• ЦФО . Центр финансовой ответственности – ключевое измерение бюджетирования. ЦФО – это сегмент внутри предприятия (структурная бизнес-единица, организация, подразделение, группа подразделений и т.д.) отвечающая за достижение определенных финансовых показателей. Список всех ЦФО предприятия образует его Финансовую структуру.

Все виды аналитик бюджетирования содержатся в плане видов характеристик “Виды аналитики бюджетирования”:

Скриншоты

Панель функций 1С:Бухгалтерия 8, закладка “Бюджетирование”. Эта закладка появляется после загрузки “ИТРП:Бюджетирование для бухгалтерии предприятия 8″

Закладка “Денежные средства”	Документ “Бюджетная операция”
Матричный ввод бюджетных операций, вариант “Периоды по колонкам”	Один из инструментов формирования отчета – “Фиксированный отчет”. Заполнение отчета – по настроенным “Источникам данных”
Пример сконструированного отчета – план-фактного анализа	Произвольный табличный отчет – разрабатывается непосредственно в режиме “1С-предприятие”. Заполнение отчета – по настроенным “Источникам данных”

В 2013 году компания «1С» выпустила программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2». Эта программа на данный момент является флагманом среди систем управления предприятиями производства «1С».

«1С:ERP Управление предприятием 2» представляет собой комплексное решение для автоматизации, практически, всех областей деятельности предприятий любого масштаба.

Впервые программу производства «1С» можно рассматривать не только как надежную учетную систему, но и как современную систему УПРАВЛЕНИЯ предприятием. Такой подход предполагает возможность задать для предприятия некую единую политику управления и развития, а затем контролировать протекающие процессы на соответствие этой политике.

Общепризнанным инструментом стратегического управления предприятием является бюджетирование и планирование доходов / расходов / денежного потока / активов и обязательств. В то же время для контроля оперативной работы наиболее интересной и современной методикой управления является выстраивание системы сбалансированных показателей (BSC), которые превратят общую стратегию в набор инструментов мотивации персонала.

Эти механизмы присутствуют в «1С:ERP» с самых первых версий программы, они активно развиваются, но пока нет достаточной информации по их настройке и практическому применению. Этот вводный курс позволит читателю ознакомиться с данным функционалом программы.

Основная задача курса – создать у читателя целостную картину использования «1С:ERP» для получения практических бизнес-результатов.

Материалы курсы представляют собой определенные «конспекты», в которых нет детального разбора реквизитов каждого справочника / документа / отчета системы. В курсе не будут приводиться скриншоты программы. Это малоинформативно (картинка статична) и погружает читателя в ненужные технические детали. Для того чтобы улучшить восприятие учебных конспектов, к каждому разделу курса записано несколько видеолекций. Ссылки на видеолекции приводятся в конце глав и показывают реальные примеры работы с объектами программы. Вы можете повторить эти примеры, установив новую базу данных «1С:ERP» и проведя соответствующие настройки. Это позволит закрепить знания на практике.

При описании функционала программы всегда предварительно обозначается практический бизнес-результат, который будет получен при его использовании.

На кого ориентирован этот курс:

1. На руководителей и специалистов финансовых и планово-экономических подразделений.
2. На руководителей и специалистов ИТ подразделений, перед которыми стоит задача выбора системы комплексной автоматизации.
3. На директоров и владельцев предприятий, которые интересуются новыми инструментами управления.
4. На всех, кто интересуется планированием, бюджетированием и бизнес-анализом.

Какие проблемы предприятие сможет решить с помощью «1С:ERP», воспользовавшись материалами курса?

Предположим, что наше предприятие называется ООО «ПромТоргОпт», основным видом деятельности которого является производство металлоконструкций.

В работе предприятия есть ряд «трудных мест»:

1. Существенная часть управленческих решений принимается сиюминутно в «ручном» режиме, без понимания того, к чему это приведет в будущем.
2. Большинство управленческих решений является следствие «авторитета» инициатора, они зачастую рознятся и противоречат друг другу.
3. Управление ведется в «посмертном» режиме, когда можно лишь констатировать случившееся и постараться избежать похожих негативных событий в будущем.
4. Отсутствует стратегия дальнейшего развития предприятия.
5. Руководители подразделений не имеют адекватной мотивации, их работа не привязана к результату.
6. Расходы плохо соотносятся с его доходами.
7. Велика доля срочных платежей, что требует привлечения заемных средств, для устранения кассовых разрывов.
8. Существует большой объем ручной работы специалистов финансового департамента и планово-экономического отдела по контролю текущих закупок и платежей и подготовке отчетов для руководства предприятия.
9. Предприятию тяжело получить внешние инвестиции из-за того что процесс подготовки необходимой отчетности регулярно затягивается и данные отчетов не всегда верны.

Вот примерный перечень проблем, для работы с которыми предназначены подсистемы планирования, бюджетирования и контроллинга «1С:ERP».

Если взглянуть на возможности «1С:ERP» не вдаваясь в детали, то механизмы планирования и контроля программы выглядят следующим образом:

1. Есть фиксированный набор планов – план продаж, план производства/сборки, план закупок. Планы заполняются пользователями вручную или автоматически, на основе произведенных настроек. Планы имеют жестко заданную структуру хранимой информации. Планы могут взаимодействовать друг с другом (например, план продаж может служить основанием для плана производства, а план производства использоваться в закупках).
2. Планы могут служить основанием для документов продаж/производства/закупок.
3. Планы можно использовать для анализа достигнутых результатов и соответствующей мотивации сотрудников.
4. В дополнение к планам можно создать неограниченное количество бюджетов. Бюджет отличается от плана тем, что он в большей степени относится к финансовому управлению предприятием в целом, а не только к оперативному планированию отдельных видов товарных потоков/оплат.
5. На основании бюджетов могут быть заданы лимиты расходования денежных средств предприятия.
6. Также как и планы, бюджеты могут использоваться для анализа текущей деятельности (мы задали стратегию, а теперь следим за её исполнением).
7. Документы планов и бюджетов в процессе подготовки могут согласовываться ответственными лицами организации. Согласование может вестись как средствами «1С:ERP» (для простых вариантов согласования), так и с помощью конфигурации «1С:Документооборот» (для маршрутов согласования любой степени сложности).
8. Наряду с планами и бюджетами в программе можно определить набор целевых показателей (KPI) для ответственных лиц организации.
9. Целевые показатели позволяют перейти от общей стратегии (планов и бюджетов) к мотивации конкретного сотрудника, так чтобы увязать его работу с работой других людей и в итоге получить тот результат, который обозначен в стратегии

Это описание пока не отражает возможностей применения этих механизмов программы на практике. У читателя могут возникнуть вопросы, например: «Когда нужно использовать планы, а когда бюджеты? Можно ли отказаться от бюджетирования и использовать только целевые показатели/планы?» и т.д.

Ниже приведен ряд рекомендаций, которые основаны на применении программы в проектах автоматизации. Рекомендации в достаточной степени субъективны (вы можете задействовать программу и по-другому), но позволят перейти от сухой теории к практике.

Механизмы планирования удобно использовать для количественного планирования потоков товаров и работ. Например, если необходим какой-то документ-стратегия в качестве основания для заполнения документов производства / закупок, то используется подсистема планирования.

Механизмы бюджетирования используются для формирования финансовых планов предприятия.

1. Профильные службы предприятия формируют план продаж в натуральных показателях – в количестве (объеме) номенклатуры.
2. На основании плана продаж формируется план закупок – тоже в натуральных показателях.
3. Планы продаж и закупок переносятся в соответствующие бюджеты продаж и закупок, данные планов укрупняются (до видов номенклатуры / видов деятельности и т.п.) и используются фин. отделом для создания мастер бюджетов предприятия – бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, прогнозного баланса.
4. Информация из бюджетов используется для определения лимитов платежей. Лимиты, в свою очередь, используются для оперативного управления закупками.

То есть у нас есть специализированный план для специализированных нужд (продажи/закупки), у нас есть бюджеты любой необходимой формы, у нас есть лимиты - инструмент ограничения расходов, увязанный с планом и бюджетами.

Плюсом такого подхода является зонирование – каждая служба отвечает за те планы, которые относятся к её зоне ответственности, и работает с той детализацией информации, которая ей необходима.

Кроме того планы, в отличие от бюджетов, уже имеют нужную специализацию – здесь есть достаточно удобные инструменты для заполнения планов на основании исторических данных, удобно заполнять планы на основании друг друга и т.д.

Бюджетирование и планирование всегда имеют определенную периодичность, из-за этого анализ их исполнения характеризуется определенной «посмертностью»: мы закрыли очередной отчетный период и теперь можем сравнить фактические результаты нашей деятельности с плановыми величинами.

Но что делать, если мы хотим контролировать ситуацию «on-line», видеть текущий процент выполнения плана, тренд на конец периода?

Здесь поможет мониторинг целевых показателей.

Этот функционал программы позволяет задать набор неких «индикаторов» текущего состояния дел (KPI), с их помощью вы можете:

1. Контролировать выполнение планов on-line,
2. Анализировать динамику (сравнивать текущие значения KPI со значениями прошлых периодов),
3. Анализировать тренд – что мы получим на конец периода при текущей интенсивности работ.

Информация о KPI может выводиться как в табличном, так и в графическом виде (диаграммы, графики). Данные KPI могут быть сразу расшифрованы соответствующими оперативными отчетами (например, из KPI «Продажи» можно сразу перейти в отчет по реализации).

Подсистема мониторинга целевых показателей предназначена для реализации в программе широко известной методике менеджмента «Система сбалансированных показателей (BSC)».

Такой подход позволяет перейти от глобальных планов/бюджетов к конкретным задачам каждого ответственного лица – что он должен делать, в каком объеме для того чтобы предприятие достигло стратегических целей.

Дальнейшее описание возможностей программы будет вестись на примере абстрактного предприятия ООО «ПромТоргОпт».

Проблемные места предприятия были озвучены во вводной части курса. Для того чтобы исправить сложившуюся ситуацию принято решение внедрить на предприятии «1С:ERP».

Для проекта автоматизации были определены следующие этапы работ:

1. Автоматизация текущей деятельности организации (продажи/закупки/документооборот/банк/касса).
2. Автоматизация казначейства – краткосрочное планирование и контроль денежного потока.
3. Разработка и внедрение инструментов планирования и бюджетирования организации.
4. Мониторинг текущего состояния дел через установку ключевых показателей эффективности в зонах ответственности руководителей предприятия, увязка планов и результатов.

Описание возможностей программы по автоматизации текущей (оперативной) деятельности предприятия находится за пределами этого курса, поэтому предполагается, что в «1С:ERP» на данный момент уже есть следующая информация:

1. Заполнены основные справочники системы (номенклатура, партнеры-контрагенты, договоры и т.д.).
2. Внесены начальные остатки материальных запасов, взаиморасчетов и т.д..
3. Оперативно вносятся документы продаж/закупок/производства.
4. Вносятся банковские и кассовые документы.
5. Ведется кадровый документооборот, расчет зарплаты.
6. Рассчитывается себестоимость.

Текущим этапом работ является автоматизация оперативного управления денежным потоком – казначейство.