Кассовые документы у ип. Порядок ведения кассовых операций для ип. Книга учета принятых и выданных наличных денег

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Начинающие предприниматели нередко путают понятия «касса» и «кассовая техника». Касса — это все наличные деньги ИП, и неважно, где они хранятся. А кассовая техника нужна, чтобы получать оплату наличными и картой и печатать чек для покупателя. Набор правил, которые необходимо соблюдать при работе с «наличкой» называют кассовой дисциплиной. О том, какие правила должен соблюдать ИП рассказывают специалисты веб-сервиса « ».

Правила кассовой дисциплины

Правила ведения кассы установлены указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (подробнее см. « »). Он принят взамен утратившего силу Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Данный документ устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций (прием, хранение, выдача) для индивидуальных предпринимателей.

От чего освобождены ИП

В настоящее время индивидуальные предприниматели могут не применять лимит остатка наличных, не составлять кассовые документы и не вести кассовую книгу. В то же время, прямого запрета на соблюдение этих правил не установлено. Поэтому предприниматели могут их соблюдать, например, для укрепления дисциплины кассиров и правил безопасности при работе с наличными. Вкратце расскажем об этих правилах.

Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита рассчитывается по специальной формуле и устанавливается внутренним документом налогоплательщика. Если лимит установит ИП, то это будет его личное дело, и превышение такого лимита не грозит никакими санкциями.

Кассовые документы — это документы, которые оформляются при движении денег в кассе. Так, (ПКО) - заполняется при каждом поступлении денег в кассу. (РКО) — при выдаче денег из кассы.

Ограничения при расчетах наличными

Допустим, вы заключили сделку на поставку офисной мебели. Клиент — индивидуальный предприниматель или организация— хочет заплатить наличными. Сумма по счёту — 150 000 рублей. Не спешите брать у него деньги.

Дело в том, что указанием № 3073-У установлено ограничение по расчету наличными в рамках одного договора — не более 100 тыс. рублей. Данное ограничение не распространяется на следующие случаи:

осуществление таможенных платежей;
выдача зарплаты;
выдача денег под отчёт;
расчеты с обычными физлицами (не ИП).

За нарушение лимита расчетов ИП грозит штраф по статье 15.1 КоАП РФ — от 4 000 до 5 000 рублей. Некоторые предприниматели, желая обойти запрет, идут на хитрость. Они разбивают сумму, превышающую 100 000 рублей, на несколько платежей, и для каждой заключают свой отдельный договор. В итоге наличные расчеты по каждому такому договору укладываются в лимит, что позволяет формально соблюсти требования Центробанка. Однако, инспекторы при проверках разоблачают уловку и заявляют, что все «мелкие» договоры с одним и тем же контрагентом нужно рассматривать как единую сделку (см. « »).

Выдача денег под отчет

Правила выдачи наличных денег работнику (например, для выполнения каких-либо хозяйственных нужд — закупки канцелярии, средств для уборки и т.п.) определены пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У. Данные правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей

Деньги можно выдать подотчетному лицу по его письменному заявлению. Но если ИП сам берет деньги в кассе, хоть на личные нужды, хоть на осуществление деятельности, он никакого заявления не пишет.

Обратите внимание: недавно зарегистрированные предприниматели (или их бухгалтеры) могут в течение года бесплатно пользоваться специальной бухгалтерской программой для ИП. Это веб-сервис «Контур.Эльба», который позволяет вести учет доходов и расходов, рассчитывать сумму фиксированных взносов и налоги при УСН и ЕНВД, готовить отчетность и сдавать ее через интернет. Бесплатно работать в программе могут те ИП, с даты регистрации которых в качестве предпринимателя до регистрации в «Контур.Эльбе» прошло менее трех месяцев.

С 1 июня 2014 действует Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Прежний порядок отменен.

Но прежде, чем разбирать положения нового Указания, давайте вспомним, что же такое кассовые операции и о чем вообще этот новый документ.

Этот документ НЕ касается положений о применении ККТ (контрольно-кассовой техники), НЕ касается порядка приема выручки от физических лиц за товары, работы и услуги.

Под кассовыми операциями понимаются операции по приему и выдаче наличных денежных средств, осуществляемые кассами организаций и индивидуальных предпринимателей.

От кого мы можем принимать деньги через кассу ИП или организации?

От сотрудников - неиспользованный остаток денежных средств, выданных сотрудникам под отчет.
От продавцов и кассиров-операционистов - в конце каждого рабочего дня продавцы и кассиры-операционисты (работающие на ККТ) сдают выручку в кассу ИП или организации.
От учредителей - в кассу ИП или организации учредители могут внести денежные средства в качестве взноса или по договору займа.
От юридических лиц - в пределах установленного законодательно лимита на осуществление наличных расчетов (100 тысяч рублей) ИП или организация может в кассу предприятия принять полную или частичную оплату за товары, работы и услуги от другого юридического лица или другого ИП.

Правила приема денег от физических лиц за товары, работы и услуги регулируется Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 25.11.2013) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Напомню, эти операции не относятся к "Кассовым операциям" и не могут проводиться через кассу ИП или организации.

Кому мы можем выдать деньги через кассу?

Сотрудникам , состоящим в штате - это операции по выплате заработной платы и социальных пособий, операции по выдаче денег под отчет (например, на покупку ГСМ, канцтоваров и т.д.)
Лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (далее - ГПХ) - вознаграждение за оказанные услуги, выполненные работы.
Физическим лицам , не состоящим с ИП или организацией в трудовых отношениях - при покупке у физического лица основных средств, материалов и т.д.
Индивидуальному предпринимателю - на личные расходы (об этом подробно в другой статье).

Кто может проводить кассовые операции?

Кассовые операции могут проводиться только сотрудниками ИП или организации, которые состоят в штате или самим индивидуальным предпринимателем, руководителем организации (п. 4) Так называемый "приходящий бухгалтер", работающий по договору ГПХ, не имеет право проводить кассовые операции. Кассовые документы он оформлять может, но брать и выдавать деньги из кассы - нет. Это связано с тем, что кассир - это должность причем с материальной ответственностью. А занимать должности и быть материально ответственными могут только работники, заключившие трудовые договоры.

Итак, у организации и ИП есть выбор - назначить кассира (несколько кассиров со старшим кассиром во главе) или руководитель, предприниматель возлагает эти обязанности на себя. А раз есть выбор, то его надо закрепить в Учетной политике и создать распорядительный документ (приказ), который возлагает обязанности кассира на одно или несколько лиц.

ИП могут не оформлять кассовые документы

Это положение новое и записано оно в п. 4.1. Это право распространяется на тех ИП, которые ведут налоговый учет доходов, доходов и расходов, иных показателей деятельности в соответствии с выбранной системой налогообложения. По сути любой ИП обязан вести в той или иной форме налоговый учет. Поэтому данное положение касается всех ИП.

Сразу хочу обратить ваше внимание на слово "МОГУТ" - могут не оформлять, а могут и оформлять...

В этом Указании есть пункт 5, который гласит:

Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее - работник), проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.

Таким образом, пункт 5 Указания ЦБ обязывает всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при приеме наличных денег в кассу от физических лиц – сотрудников или от физических лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, выписывать приходный кассовый ордер и корешок этого ордера выдавать лицу, который вносит деньги в кассу.

А ещё есть пункт 6:

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002.
Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

И в этих пунктах никакого исключения для ИП нет!

Что представляют собой кассовые документы? Это утвержденной формы приходные и расходные кассовые ордера - по сути это расписки той стороны, которой переданы денежные средства.

Давайте ещё раз прочитаем то, что написано выше - кому ИП может выдать деньги и от кого он может эти деньги получить. И наглядно представим все эти ситуации.

Вот продавец в конце рабочего дня принес выручку в кассу. Безусловно, он потребует у кассира документ о том, что эту выручку в такой-то сумме он сдал. И кассир просто обязан ему выдать такую расписку - Приходный кассовый ордер.

Или предприниматель выдал сотруднику деньги под отчет - на покупку канцтоваров, например. Конечно, он должен взять с сотрудника расписку о том, что сотрудник деньги получил - Расходный кассовый ордер.

Или другое юридическое лицо оплатило в кассу за товары и услуги. Безусловно, эту операцию просто необходимо оформить приходным кассовым ордером!

Поэтому вывод такой - если ИП проводит кассовые операции с сотрудниками, другими юридическими или физическими лицами, то оформлять кассовые документы просто необходимо!

Теперь давайте рассмотрим другой пример - ИП не имеет наемных работников и не рассчитывается наличными с другими юридическими лицами. Он выдает деньги только сам себе и принимает деньги сам от себя. Нужно ли в таком случает оформлять кассовые документы?

Те ИП, которые применяют УСН или ПСН, ведут Книгу учета доходов и расходов на основании Приказа Минфина России от 22.10.2012 N 135н "Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения"

Так вот согласно требованиям этого документа все записи в КУДиР отражаются в хронологической последовательности на основе первичных документов . Значит, запись о приеме денег в кассу надо сделать именно на основе первичного документа – кассового приходного ордера. А запись о выдаче денег – на основе первичного документа – расходного ордера. Никаких других первичных документов Указанием ЦБ РФ не предусмотрено. Значит всем ИП, кто применяет упрощенную систему налогообложения и патентную систему приходные и расходные кассовые ордера выписывать придется.

Поэтому реально правом не составлять кассовые документы могут воспользоваться только ИП, применяющие ЕНВД, не имеющие наемных работников и не совмещающие ЕНВД с другими режимами налогообложения.

ИП могут не вести кассовую книгу

Это право записано в пункте 4.6 Указания. Будете вы вести кассовую книгу или нет - свой выбор надо закрепить в Учетной политике.

Так вести или не вести кассовую книгу?

Это только ваш выбор. Делайте так, как вам удобнее.

Во-первых, речь идет о распределении обязанностей и ответственности между сотрудниками. Если операций много, есть несколько кассиров-операционистов, работающих за кассовым аппаратом, то, скорее всего, у вас разные сотрудники ведут кассовую книгу и КУДиР.

Но есть и второй нюанс - если кассовую книгу не вести, а в КУДиР мы записываем не все операции по движению денежных средств (отражаем в ней только доходы и расходы. Например, выданные под отчет деньги не отражаем), то каким образом сам предприниматель будет контролировать наличие денег в кассе? Как в отсутствии кассовой книги проверить кассира - все ли деньги на месте? Сколько должно там вообще остаться? Ведь в отсутствии элементарного учета управлять бизнесом просто нельзя! Конечно, можно просто записывать в тетрадке или придумать другую форму записей... Но зачем? Есть проверенная временем и удобная форма.

ИП имеют право не устанавливать лимит кассы (п. 2)

Это значит, что ИП не обязан сдавать на расчетный счет денежные средства сверх установленного лимита, как это было раньше. Любая сумма денежных средств может храниться в кассе ИП. Этим правом могут воспользоваться и юридические лица - субъекты малого предпринимательства.

Однако до 1 июня 2014 года этот лимит должен был быть установлен у каждого ИП и в каждой организации. Если вы выбрали не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе, то этот выбор надо отразить в Учетной политике. И обязательно надо отменить старый приказ об установлении такого лимита. Если не отменить действовавшие ранее приказы, то ИП и субъекты малого предпринимательства будут вынуждены сохранить прежний порядок и прежние лимиты.

Благодарю за подписку!

Кассовая дисциплина – это перечень правил, которые регламентирует все, что связано с движением и учётом наличных денег. По этим правилам должны работать как малый и средний бизнес, так и крупные коммерческие организации.

Любой индивидуальный предприниматель, который проводит кассовую операцию, должен соблюдать действующий закон РФ. Если у него выявлено нарушение кассовой дисциплины государство выписывает ИП штрафные санкции в установленных законом размерах. В этой статье подробно рассмотрены основные моменты, к которым относится различные виды нарушений кассовой дисциплины ИП.

В Указе ЦБ РФ № 3210-У подробно расписан порядок ведения кассовой операции ИП в 2019 году. В этом документе есть информация о 2 категориях ИП - плательщиках налогов, которые могут пользоваться некоторыми льготами.

В 2018 и в 2019 году ИП могут заниматься ведением упрощённого кассового порядка - без соблюдения кассового лимита.
В таком случае, ИП может хранить в кассе своей фирмы любое количество средств. Однако в этом случае, лучше хранить деньги предприятия в банках.
Во всех других случаях владелец малого бизнеса должен осуществлять соблюдение кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина ИП, которая установлена на период 2015–2019 годы, даёт возможность ИП не составлять выписки как расходных (когда он выдаёт наличные средства в кассе), так и приходных кассовых ордеров - при осуществлении приёма денег наличкой. Также в указе ЦБ РФ установлено следующее – ИП вправе отказаться от ведения кассовой книги.

Следует иметь в виду, что отказ от выписки расходных и приходных кассовых ордеров усложняет контроль над работой сотрудников, которые занимаются приёмом денег. В этом случае подтверждения о получении работником денег нет.

Если у предпринимателя сотрудники работают не по трудовым договорам найма, а средства поступают к ИП напрямую, то отказ от ведения расходных и приходных кассовых ордеров является логичным решением.

Размеры выручки предприниматели вправе подтвердить кассовыми чеками, которые выданы покупателям.

Выдачу зарплаты можно фиксировать в определённых платёжных ведомостях.

Описание нарушения кассовой дисциплины

Прекращение работы контрольно-кассовой техники (ККТ)

За подобное нарушение кассовой дисциплины - прекращение работы ККТ» в ст 14 КоАП прописаны следующие штрафные санкции:

если налогоплательщик занимает определённую должность в компании - 3–4000 р.;
если плательщик является юридическим лицом - 30–40 000 р.

Например, в парикмахерской несколько месяцев отсутствовал администратор, который должен был работать на контрольной кассовой технике (ККТ). Сотрудник этой организации чек не выбил, и сообщил посетителю, что эти не входит в его должностные обязанности.

В таком случае произошло нарушение кассовой дисциплины, и налоговый инспектор выписал штрафы ИП на сумму 30 тыс. руб. (ст. 14.5 КоАП РФ).

В суде решили удовлетворить требования налоговиков к наго плательщику – штраф был признан законным и обоснованным. В судебном постановлении было написано следующее: вина этого предприятия была в том, что оно не проконтролировало выполнение сотрудником организации правил об использовании ККТ.

Подобное решение вынес и Президиум ВАС РФ в своём постановлении. В деле, нарушил трудовую дисциплину, а не вся фирма.

В итоге судьи вынесли положительное решение в пользу государства, а не налогоплательщика - оставили решение федеральной налоговой службы о штрафных санкциях в силе.

В итоге суды назначают штрафы всей организации, хотя нарушить закон может только один сотрудник организации. Согласно ст 14 КоАП РФ размеры штрафных санкций, которые установлены для должностных лиц, в 10 раз меньше штрафных сумм для фирмы.

Нужно отметить, что предприятиям целесообразнее назначить наказание только 1 работнику. Однако при переносе штрафа, нужно быть внимательным. Закон разрешает суду выносить решения о взыскании двух штрафов: и с компании, и с её работника.

Фирмы, которые превысили кассовый лимит, утверждённый ЦБ РФ, сотрудники налоговой службы наказывают финансово - размер штрафа достигает 50 тыс. руб. Основание - ст. 15 КоАП РФ. Правилами ведения кассовой дисциплины, которая введена в 2017 году, предусмотрено, что лимит не должен быть превышен.

В то же время в реальной жизни у налоговых инспекторов редко получается взыскать такой штраф с налогоплательщика. Специалисты налоговые службы в большинстве случаев не успевают в течение 2 месяцев взыскать штрафные санкции.

Если сотрудники налоговой службы взыскивают штрафы спустя 2 месяца, надо смело подавать на налоговую инспекцию в арбитражный суд: судьи в таких случаях выносят положительное решение в пользу ИП.

Фирма, выручка которой в предыдущие годы составила 800 млн руб., является малым предприятием с июля 2015 года. До 2019 года, ИП уже может не пользоваться лимитом остатка налички в кассе. Это подтверждено чиновниками Министерство экономического развития и ЦБ РФ.

С июля 2015 года предельный размер выручки, при котором фирма является малым предприятием, составляет не 400, а 800 млн. р. По словам чиновников, эта поправку можно применить и по отношению к размеру прошлогодней выручки.

Например, ежегодная выручка ИП в 2013 году была равна 600 млн руб., что больше установленного лимита (600 > 400). В таком случае в 2014 году предприятие не могло быть признано малым.

Выручка фирмы в 2014 году составила 750 млн. р.

С июля 2015 года её выручка меньше нового лимита (750< 800). Соответственно, с этой даты ИП - малое предприятие.

В то же время в таком случае должны соблюдаться следующие 2 критерия:

количество сотрудников организации за предыдущий год должна быть не более 100;
в уставном капитале фирмы доля участия различных фирм, которые не считаются малыми, должны быть равна 49%.

Малые предприятия могут не фиксировать лимит остатка налички в кассе. В таком случае, если фирма стала таковым предприятием в июле этого года, то можно сделать отмену лимита с середины 2015 года.

Правила хранения налички

Обновлённая версия кассовой дисциплины, которая вступит в силу в 2019 году, предъявляет к ИП следующее требование - хранение налички в фирме должно осуществляться по установленным положениям и законам. В большинстве случаев, нарушение порядка хранения налички заключается при отсутствии у предпринимателя кассовой комнаты.

Кассовой комнатой считается изолированное помещение, в котором осуществляется приём, выдача и хранение налички.

Если у ИП нет кассовой комнаты, он должен заплатить штраф в размере 50 000 руб. (ст. 15 КоАП РФ).

Суд может встать на сторону ИП, если сотрудниками налоговой инспекции собрана слабая доказательная база по поводу этого нарушения.

Для успешного взыскания с фирмы штрафа по 15 статье КоАП РФ, налоговые инспекторы должны:

обнаружить у компании свободные деньги и зафиксировать их размер;
удостовериться в том, что они есть в кассовой комнате;
написать в иске определённую норму закона, которую нарушил ответчик;
зафиксировать дату и место административного нарушения.

Если специалисты налоговой службы просто не обнаружат кассовую комнату в компании и не предъявят иных доказательств, суд выносит решение в пользу организации, а не государства.

Неоприходование наличной выручки

Не отражённые в кассовых ордерах деньги являются поводом для начисления ИП крупных штрафов (50 тыс. руб.).

Подобные правонарушения представляют опасность для ИП ещё и потому, что специалисты налоговой службы, которые выявили наличие неоприходованных средств, назначают ИП проведение выездной проверки. В таком случае получается то, что, снизив выручку, компания недоплатило полную сумму налога на добавленную стоимость и налога на прибыль в бюджет.

Превышение лимита расчётов наличкой в кассе

Одним из распространённых нарушений кассовой дисциплины является превышение лимита расчётов наличкой в кассе. При таких расчётах существует лимит, равный 100 тыс. руб. Но не во всех случаях ясно, как правильно его вычислять.

Например, как ИП определить сумму, не превышающую лимит, если он не оформил с партнёрами официальный бумажный договор? Или если ИП заключил 2 и более сделок, сделав разбивку платежей таким образом, чтобы их сумма не была равна 100 тыс. руб.?

Лимитом расчёта наличкой можно пользоваться только по 1 сделке (Указание ЦБ РФ № 3073-У). Однако фирмы в некоторых случаях не составляют договор в письменном виде.

Так, когда поставщики делают выписку счетов на оплату, а потом совершает отгрузку покупателям товарной продукции по накладным. В таком случае лимит надо рассчитывать по каждой из всех отгрузок товарной продукции. В таком случае можно не составлять договор в виде 1 документа (ст. 434 ГК РФ).

Когда поставщики делают потенциальным покупателям выписку счетов, в которых прописаны как количество, так и марки товарной продукции, то подобный документ - оферта. Факт поступления денег на счёт говорит о том, что покупатели заключили сделку (ст. 435, ст. 438 ГК РФ). В этом случае фирма составляет и подписывает единовременный договор купли-продажи.

В итоге покупатель не обязан платить за товары наличными финансовыми средствами, если их сумма по накладным равна 100 тыс. руб. как максимум.

Однако налоговые инспекторы могут выдвинуть свои претензии, если у ИП имеется в наличии договор поставки. В этом случае ИП должен установить лимит по такой сделке, изучив финансовые показатели всех единовременных поставок товарной продукции.

В противном случае налоговики могут выписать штраф поставщику. Однако, если в накладной и в счет-фактуре поставщик не указал ссылку на долгосрочный договор, то штраф можно отменить в суде.

Некоторые ИП думают, что можно пользоваться лимитом при расчёте на протяжении 1 дня. В этом случае они платят контрагентам 2 и более платежей на протяжении, например, 5 дней. В то же время лимит можно использовать только в 1 договоре и со сроком платежа он не связан.

В то же время если ИП подписал с контрагентами сразу несколько сделок, то он может оплачивать по ним счёта на сумму, которая больше 100 тыс. руб., в том числе и на протяжении 1 дня.

Вышеперечисленные изменения кассовой дисциплины для ИП в 2019 году приведут к тому, что предприниматели должны будут заменить всю ККТ на такую технику, которая будет обеспечивать выполнение контрольно-кассовых процедур.

Отправкой чека будут заниматься уполномоченные операторы фискальных данных. В этом случае нарушение порядка и сроков передачи данных о расчётах приведёт к тому, что ИП будет начислен штраф в установленном законом размере.

Большинство ИП вполне всерьёз обеспокоены вышеперечисленными нововведениями, однако, в случае их принятия, как и ранее, Государственная дума РФ установит пятилетний срок переходного периода на новую кассовую технику. В течение этого времени ИП сможет купить новые контрольно-кассовые машины (ККМ) и поменять все устаревшие в организации кассы на современные.

Вводная информация

Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2017 года.

Зачем потребовались изменения

Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:

Что следует из пояснительной записки

Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. « ».

Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.

Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.

Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2017 года.

Деньги под отчет можно выдавать без заявления

Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так:

Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).

Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2017 года.

Заметим, что после 19 августа 2017 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.

С 19 августа 2017 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление.

Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства.

Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности

Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.

Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.

Срок возврата никто не отменял

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму.

Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

сам приходный кассовый ордер;
отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

Если сумма денег, указанная в “приходнике”, совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки. Прежде, заметим, что требовалось выдавать «бумажные» квитанции, даже если РКО формировался в электронном формате.

Кассовую книгу вправе вести не только кассир

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У).

Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Однако с 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).

Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет вести не кассир, а другой работник, то в соответствующие обязанности должны быть в его должностной инструкции.

Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указаний № 3210-У).