Распоряжение о введении на предприятии электронного документооборота. Электронный документооборот: как оформить? III. Учет электронных дел, документов

Администрация Санкт-Петербурга
ПРИМОРСКИЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РАЙОН
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

О внедрении систем электронного документооборота
и делопроизводства

1. Возложить ответственность за подготовку компьютерных средств подразделений делопроизводства и локальной вычислительной сети (ЛВС) к внедрению систем электронного документооборота и делопроизводства (далее — СЭД) в соответствии с требованиями частного технического задания (приложение N 1 к договору N 1008/25-2000 от 23 августа 2000 года) и выполнение мероприятий, обеспечивающих техническую работоспособность систем электронного делопроизводства, на начальника отдела информационных систем и баз данных управления экономики и городского заказа Мирошник М.И.

2. Возложить ответственность за проведение опытной эксплуатации систем, обучение работников подразделений делопроизводства, внедрение СЭД в подразделениях территориального управления на начальника управления делами Гуляева К.В.

3. Начальнику отдела информационных систем и баз данных управления экономики и городского заказа Мирошник М.И. и начальнику управления делами Гуляеву К.В. совместно с генеральным исполнителем проекта ЕСЭД — ГП «Центр компьютерных разработок» обеспечить проведение опытной эксплуатации систем электронного делопроизводства, подготовку технических средств и проведение приемо-сдаточных работ по внедрению систем в промышленную эксплуатацию.

4. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Глава территориального управления
Ю.Л.Осипов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
о внедрении системы электронного документооборота

[ число, месяц, год ]

В целях [ вписать нужное ] приказываю:

1. С [ число, месяц, год ] внедрить систему электронного документооборота [ наименование ] в [ наименование юридического лица ].

2. [ Должность, Ф. И. О. ] в срок до [ число, месяц, год ] разработать и утвердить порядок электронного документооборота.

3. Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [ должность, Ф. И. О. ].

4. [ Должность, Ф. И. О. ] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов.

5. [ Должность, Ф. И. О. ] внести в учетную политику [ наименование юридического лица ] правила создания, получения и хранения электронных документов.

6. Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [ должность, Ф. И. О. ].

7. Приказ довести до всех структурных подразделений организации.

8. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота

Разработана: Компания «Гарант», июнь 2016 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Нормативное обеспечение процесса внедрения СЭД

Итак, вы всерьёз задумались о вопросе внедрения СЭД. Вы на пороге долгого пути, состоящего из многих этапов: предпроектное обследование, выбор программного продукта, предварительная его настройка, обучение пользователей, опытная эксплуатация, введение в промышленную эксплуатацию. Однако, для того, чтобы система электронного документооборота заработала «официально», нужен соответствующий бумажный документ. Сегодня мы с вами разберем все этапы внедрения системы и рассмотрим нормативные документы, которые должны их регламентировать.

Деятельность по внедрению СЭД на предприятии требуется подкрепить распорядительными документами. И чем четче в приказах/распоряжениях будет закреплен перечень необходимых мероприятий, порядок их осуществления и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, тем быстрее и эффективнее будет осуществляться работа по внедрению СЭД.

1. Предпроектное обследование, выбор программного продукта.

В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости внедрения СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны:

Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ);

Определить генерального подрядчика работ;

Определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет.

Результатом работы по вышеуказанному приказу чаще всего выступает проработанное с обеих сторон коммерческое предложение.

2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ.

После того, как программный продукт и подрядчик работ выбран, необходимо создать распорядительный документ, в котором будет определены:

Руководитель группы по внедрению со стороны заказчика;

Состав рабочей группы;

Задачи по подготовке плана-графика работ, привлечение к работе других специалистов, задействованных во внедрении СЭД (подготовка технического оснащения, информационного и программного обеспечения и т.д.).

В дальнейшем необходимо будет издать приказ об утверждении плана-графика работ по внедрению СЭД. С учетом этого плана проходят все последующие этапы внедрения.

3. Утверждение списка пользователей, и определение администратора системы.

В распорядительных документах обязательно должен быть закреплен список пользователей СЭД, а так же график их обучения. График обучения может быть закреплен самостоятельным приказом/распоряжением. Данный приказ поможет регламентировать процесс проведения обучения пользователей на предприятии.

В следующем приказе будет содержаться информация о назначении администратора системы — это особый пользователь, который обеспечивает и контролирует работу остальных пользователей системы; он должен выполнять работу по выявлению исправлению ошибок пользователей, дополнению и изменению НСИ (нормативно-справочной информации).

4. Запуск системы в опытную и промышленную эксплуатацию.

Обычно после, либо в процессе обучения пользователей происходит запуск системы в опытную эксплуатацию. В специальном приказе о вводе системы в опытную эксплуатацию должно быть указано:

Сроки проведения опытной эксплуатации;

Перечень подразделений (рабочих мест);

Сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;

Ответственных за проведение опытной эксплуатации в подразделениях.

В этом же приказе может содержаться указание об утверждении временного регламента (правил, порядка) работы с СЭД.

После проведения опытной эксплуатации необходимо подготовить перечень предложений или рекомендаций по переходу на СЭД, которые, как правило, в случае, если предложения подготовили сотрудники организации заказчика оформляются в виде внутреннего служебного документа. В данном документе указывается информация о проблемах, возникших в процессе опытной эксплуатации, а так же предложения по донастройке системы.

После исполнения всех разногласий и донастроек, система электронного документооборота принимается в промышленную эксплуатацию, что фиксируется отдельным приказом, в котором должно быть указано:

состав функций СЭД или ее частей, технических и программных средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию;

список должностных лиц и перечень подразделений организации-заказчика, ответственных за работу СЭД;

порядок и сроки введения новых форм документов (при необходимости);

порядок и сроки перевода персонала на работу в условиях функционирования СЭД.

После окончания работ по вводу в промышленную эксплуатацию необходимо внести изменения в локальные нормативные акты (должностные инструкции, положения, регулирующие работу с документами и т.д.). В инструкции должны быть учтены нововведения, связанные с использованием СЭД на предприятии. Правильное оформление таких изменений в документах мы с вами разберем в следующих статьях.

Приказ на внедрение сэд

Внедрение любой системы электронного документооборота имеет свою специфику. Она заключается в трудоемких подготовительных работах, направленных на создание оптимальных условий для применения средств автоматизации. Освоить новую профессиональную сферу специалистам по внедрению систем документооборота помогут методические материалы. Речь идёт о документационном обеспечении управления.

Подготовка к автоматизации документооборота часто выливается в самостоятельный консалтинговый проект, в ходе которого ведется постановка документооборота в компании и подготовка процессов к включению в новую информационную систему.

На подготовительном этапе следует:

• провести аудит процессов работы с документами и оценить текущую ситуацию;
• выявить потребности руководства и проблемы, которые возникают у сотрудников в процессах работы с документами;
• в зависимости от потребностей руководства и выявленных проблем внести изменения в действующую систему или предложить принципиально новую систему организации документооборота;
• регламентировать работу с документами: подготовить пакет нормативных документов, который закрепит правила работы с документами, установит правовое поле для работы в системе электронного документооборота.

Консалтинговый проект подготовки к автоматизации документооборота имеет ряд особенностей.

Во-первых, доля консалтинга в проектах внедрения систем электронного документооборота довольно высокая, и сам подготовительный этап имеет существенное влияние на эффективность внедрения.

Во-вторых, консалтинговый проект находится на стыке двух предметных областей - документационного обеспечения управления и информационных технологий (ИТ). Поэтому для успешного прохождения такого проекта требуются специальные знания, которыми специалисты по внедрению часто не владеют.

В-третьих, российское делопроизводство имеет сильные традиции и глубокие корни, что также оказывает влияние на автоматизацию процессов работы с документами.

Исходя из особенностей консалтингового проекта, можно составить портрет квалифицированного консультанта. Такой специалист владеет предметной сферой документационного обеспечения управления и умеет говорить со специалистами в области делопроизводства на одном профессиональном языке. При этом он знает функциональные возможности внедряемой системы электронного документооборота и хорошо владеет методиками обследования и описания бизнес-процессов.

Из профессионального портрета консультанта вытекает закономерный вопрос, где такого консультанта найти?

Помощь разработчика

Фирма «1С» - разработчик системы «1С:Документооборот» подошла к решению этой проблемы системно и основательно. Было открыто новое направление деятельности - методическое сопровождение проектов внедрения программ электронного документооборота. На сегодня наметилось два направления методической работы:

1. Разработка готовых методик постановки документооборота и обследования предприятия.
2. Обучение работе по готовым методикам.

В рамках разработки готовых методик постановки документооборота и обследования предприятия создан методический продукт «Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства и документооборота». Продукт выпускается в двух версиях, ориентированных на разные сегменты бизнеса. Каждый комплект документов привязан к возможностям определенной версии программы «1С:Документооборот» .

В поддержку методического продукта запущен двухдневный учебный курс «Подготовка к автоматизации документооборота». Учебный курс содержит основы делопроизводства и разъяснения к тому, как работать с комплектами нормативных документов. В ходе обучения слушатели работают с примерами документов, учатся оценивать действующие локальные нормативные акты, которые регулируют работу с документами, формулировать замечания к ним и составлять новые документы разных видов.

Методический продукт «Комплект нормативных документов», по своей сути, представляет собой готовую технологию, а не учебник по делопроизводству. Это сборник локальных нормативных актов по организации делопроизводства, в которых все процессы привязаны к программе «1С:Документооборот». Комплект помогает в сжатые сроки подготовиться к внедрению: организовать делопроизводство в компании. И, что немаловажно, комплект документов потребует лишь незначительной доработки на внедрении с учетом отраслевой специфики компании. По оценке экспертов, объем такой доработки не превышает 30%.

Нормативные документы

Состав комплекта документов:

• Приказ «О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота».
• Приказ «О работе в системе электронного документооборота.
• Положение о делопроизводстве и документообороте.
• Положение о службе документационного обеспечения управления.
• Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (или должностная инструкция секретаря-делопроизводителя для небольших компаний).
• Положение о работе с распорядительными, договорными и регламентными документами
• Положение о работе с организационно-распорядительными документами.
• Положение о работе с договорными документами.
• Положение о работе с регламентными документами.
• Альбом унифицированных форм документов, который включает 26 шаблонов и 8 бланков документов.

Остановимся подробнее на каждом из нормативных документов.

Приказ «О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота» содержит поручения:

• принять в эксплуатацию систему электронного документооборота;
• обеспечить предоставление доступа к системе электронного документооборота;
• провести обучение сотрудников работе в системе электронного документооборота.

Приказ разграничивает зоны ответственности между службой документационного обеспечения управления и ИТ в части эксплуатации системы электронного документооборота. Приказ распространяется на всех сотрудников организации и обязывает их работать в новой информационной системе.

Приказ «О работе в системе электронного документооборота» устанавливает правовое поле для работы с электронными документами: приравнивает действия сотрудников в системе электронного документооборота к действиям, совершаемым в рамках бумажного документооборота. К таким действиям относятся:

• поручения, выдаваемые в рамках системы электронного документооборота;
• визирование документов;
• комментарии, суждения, заключения, размещаемые в информационной системе к проектам документов;
• ознакомления работников, проведенные средствами электронного документооборота;
• делегирование полномочий по исполнению документов и рассмотрению проектов документов.

Положение о делопроизводстве и документообороте , включенное в состав комплекта документов, составлено в строгом соответствии Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

• пошаговое описание всех этапов подготовки и прохождения документов;
• рекомендованный состав документов организации;
• правила текущего и архивного хранения;
• действия конкретных исполнителей в системе электронного документооборота.

Положение направлено на обеспечение юридической силы тех документов, которые будут создаваться в рамках информационной системы, а также на автоматизацию процессов документооборота.

Одним из критериев юридической силы является оформление документа в установленном порядке. Поэтому положения документа направлены на создание условий сотрудникам организации для возможности правильного выбора вида документа для конкретной деловой ситуации, и правильного его оформления, а именно:

• приведение документов к единообразию (создание шаблонов документов на основе унифицированных текстов);
• сокращение количества видов используемых документов (унификация видов документов).

В Положении отмечены все операции, выполнение которых необходимо проводить в программе электронного документооборота (рис. 1). Это значительно упростит адаптацию сотрудников к новой информационной системе.

Рис. 1. Пример операции, которую необходимо проводить в программе электронного документооборота

Комплект документов содержит готовые нормативные акты, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления:

• Положение о службе документационного обеспечения управления;
• Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления.

Положение о службе документационного обеспечения управления закрепляет организационную структуру, определяет зону ответственности службы и содержит подробный перечень задач и функций, выполняемых ее сотрудниками.

Предложенный перечень задач и функций является наиболее полным и имеет оптимальное разделение зон ответственности между подразделениями службы документационного обеспечения управления. При необходимости задачи и функции могут быть дополнены недостающими или из перечня могут быть удалены лишние.

В описании функций есть указания на выполнение процедур в программе электронного документооборота (рис.2):

Рис. 2. Указания на выполнение процедур в программе электронного документооборота

Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления разработаны в соответствии с предложенной организационной структурой подразделения и закрепляют распределение задач и функций между сотрудниками. Кроме того, должностные инструкции:

• конкретизируют должностные обязанности сотрудников службы: содержат детальное описание выполняемых операций;
• устанавливают квалификационные требования к должностям;
• являются основой описания вакансий для службы подбора персонала;
• позволяют новым сотрудникам быстро освоить должностные обязанности.

Должностные инструкции также содержат указания на выполнение операций в программе электронного документооборота (рис. 3):

Рис. 3. Указания на выполнение операций в программе электронного документооборота

При подготовке к автоматизации документооборота нужно обратить внимание на такие важные направления работы, как распорядительная, договорная и внутренняя нормотворческая деятельность.

Управленческая деятельность реализуется путем принятия управленческого решения. В каждой организации принимается множество управленческих решений руководителями разного уровня. Все эти решения должны обладать такими характеристиками, которые обеспечивают его рациональность, осуществимость, обоснованность, своевременность, экономическую эффективность.

Несмотря на видимое множество принимаемых управленческих решений, управленческая деятельность все же характеризуется повторяемостью управленческих функций. Поэтому необходимо выделить однотипные управленческие функции и выработать для них единые правила.

Хорошо работающая система принятия управленческих решений является критерием эффективности управленческой деятельности в целом.
Для организации единой системы принятия управленческих решений необходимо:

1. Сформировать правила принятия управленческих решений руководителей разного уровня или различных органов управления.
2. Автоматизировать процедуру принятия управленческого решения и контроль его исполнения.

Положение о работе с организационно-распорядительной документацией регламентирует процесс принятия управленческого решения, как единоличного, так и коллегиального.

• сделать правильный выбор вида распорядительного документа;
• создавать распорядительные документы по готовым шаблонам;
• перенести процессы прохождения распорядительных документов из типового положения в программу «1С:Документооборот 8»;
• организовать своевременный и непрерывный контроль исполнения принятых решений;
• организовать хранение как электронных версий, так и оригиналов распорядительных документов на бумажном носителе;
• обеспечить своевременную актуализацию распорядительных документов;
• построить работу коллегиальных органов организации.

Договорная работа является приоритетной для большинства компаний. Качество организации договорной работы определяет ее эффективность. Положение о работе с договорной документацией направлено на построение системы управления договорной работой и содержит правила ведения договорной работы, а также методику ее автоматизации.

Соблюдение требований документа позволит:

• готовить договорные документы по унифицированным формам в соответствии с принятыми стандартами;
• сократить время на согласование договоров за счет использования типовых форм с заранее согласованными условиями и возможными отступлениями от этих условий;
• минимизировать правовые и коммерческие риски, связанные с неисполнением договорных обязательств или утерей документов

Одно из центральных мест в обеспечении эффективности управления занимают вопросы разработки, внедрения, использования и сопровождения регламентных документов. Требования к регламентации служебной деятельности устанавливаются стандартом ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности».

Положение о работе с регламентной документацией поддерживает требования стандарта и содержит правила создания регламентных документов, стандарты формирования единой регламентной базы организации.

Положение устанавливает централизованный контроль подготовки регламентных документов и размещения их в единой регламентной базе, что делает нормотворческую работу более прозрачной и системной.

Соблюдение требований документа позволит:

• сократить трудозатраты на разработку новых регламентных документов;
• гарантировать соответствие вновь создаваемых регламентных документов регулирующей среде;
• минимизировать риски, связанные с отсутствием регламентирующей документации либо с их неактуальностью, недоступностью или сложностью изложения;
• создать платформу для внутреннего обучения сотрудников их функциональным обязанностям;
• сократить время поиска нормативных документов.

Таким образом, использование готовых комплектов нормативных документов сокращает время на подготовку к автоматизации документооборота, позволяет построить делопроизводство организации в соответствии с действующими нормативно-методическими требованиями, а также задаёт единый корпоративный стандарт работы с документами в организации. Привязка всех нормативных документов комплекта к программе электронного документооборота делает менее болезненной адаптацию сотрудников к работе в новой программе, а сами действия в системе - более эффективными.

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

● совершенствование организационной структуры предприятия;

● выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;

● обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;

● утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение 2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.

1.На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2.Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

● по основной деятельности;

● по личному составу;

● по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3:

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.

2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

6. Подписание приказа или распоряжения.

7. Регистрация приказа или распоряжения.

8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

● на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

● по поручению руководства предприятия;

● по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления.

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы.

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору, в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию, в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета.

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

● законодательные акты и нормативная документация;

● текущая документация организации;

● документы, поступающие из других организаций;

● публикации в периодической печати;

● научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку.

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15.

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений 4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» 5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

● Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

● наименование вида документа;

● место составления или издания документа;

● а также ограничительные отметки для реквизитов:

— регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблица 1. Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

наименование вида документа

оформлять не надо, присутствует на бланке

место составления или издания документа

оформлять не надо, присутствует на бланке

регистрационный номер документа

оформляется после подписания в момент регистрации документа

заголовок к тексту

оформляется при подготовке проекта документа

визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф­ ­согласования документа)

полностью оформляются во время согласования проекта документа

оформляется во время ­подписания документа

в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст­венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак) 6

оформлять не надо, присутствует на бланке

Постановка на контроль и исполнение

отметка о контроле

оформляется при постановке документа на контроль

Снятие с контроля и направление документа в дело

отметка об исполнении документа и направлении его в дело

оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

● констатирующей (или преамбулы) и

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании 7 .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по. ».

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

3. Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу. ».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения 8: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)». А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8’ и № 9’ 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

● внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;

● внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье 9 .

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем 10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов 11 ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов 12 .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму.

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

● последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;

● параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;

● параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

● 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;

● 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;

● 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;

● 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;

● 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.

2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.

3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.

4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.

5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.

6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.

7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

● записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);

● записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);

● внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

● быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;

● автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

● автоматический контроль за исполнением поручений (документов);

● возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Exсel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера 13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году 14 , 15 .

Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

1 Распорядительные документы – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). – Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД. – 1974.

2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: – главой государства – Президентом Российской Федерации; – руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; – главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.

3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2’ 2007.

4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузнецовой на стр. 45 журнала № 2’ 2007.

8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6’ 2006.

10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

11 Вид документа – это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1’ 2006.

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9’ 2006 и на стр. 76 журнала № 10’ 2006.

Замена традиционной системы бумажного документооборота на электронную – это длительный и довольно трудоемкий процесс, включающий массу подготовительных работ, направленных на внедрение средств автоматизации. Его венцом должен стать продуманный и детальный приказ об электронном документообороте на предприятии (в организации, учреждении).

Подготовка к переходу

Внедрению системы безбумажного документооборота предшествует:

1. проведение анализа эффективности существующих процессов работы с документацией;
2. выявление управленческих нужд руководителя, менеджеров высшего звена;
3. исследование проблем, возникающих при работе с документами, в том числе – отчетностью у исполнителей и поиск адекватных способов их решения;
4. подготовка регламентирующей документации:

• внесение изменений в существующую инструкцию по бумажному деловодству относительно электронных документов или разработка принципиально новой схемы документооборота;
• разработка детальных регламентов работ с отдельными видами документов: входящими и исходящими; нормативными и индивидуальными; обращениями граждан; требованиями властных структур;
• установление правил архивного, исполнительного, кадрового делопроизводства.

Особенности распорядительных актов руководства

• Документооборот – всеобъемлющий процесс. Трудно найти работника, которого он не касается. По этой причине действие распоряжений и рекомендаций в сфере документооборота должно распространяться на весь персонал.

Приказы по ЭД находится на рубеже разных областей знаний:

1. менеджмента;
2. документационного обеспечения и архивного дела;
3. информационных и цифровых технологий.

Поэтому при его составлении и организации исполнения руководитель должен положиться на команду специалистов, обладающих достаточными знаниями и умениями в названных областях

• Локальные акты о документообороте призваны разграничить зоны ответственности между общим отделом (канцелярией) и системными администраторами по внедрению и последующей эксплуатации системы ЭД.
• Система ЭД не может в один момент заменить ранее существовавшую бумажную. Поэтому есть смысл ввести переходной период, в рамках которого можно на равных использовать электронные и бумажные документы, либо дублировать электронный документ сканкопией бумажного. Целесообразно также предусмотреть несколько растянутые во времени этапы вступления в силу положений отдельных нормативных документов о новом документообороте и пунктов приказов руководителя.

Акт руководителя о запуске

Приказ о внедрении электронного документооборота может обязать ответственных лиц провести опытный либо промышленный запуск системы.

Обычно этот локальный акт содержит предписания о:

• принятии в эксплуатацию системы ЭД и повсеместное использование ее возможностей;
• вступлении в силу регулятивной документации (инструкций, регламентов, правил) об организации документооборота;
• круге лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• проведении общего инструктажа и обучения операторов системы ЭД;
• назначении лиц, ответственных за внедрение новых шаблонов делопроизводства и распределение обязанностей между ними.

Приказ должен распространяться на всех работников предприятия и обязать их повсеместно использовать возможности ЭД.

Акт руководителя о работе в системе

Такой документ не менее необходим, чем приказ о внедрении. Он направлен на упорядочение правового поля для деятельности в ЭД и уравнивает действия работников предприятия по созданию, изменению, архивации, уничтожению электронных документов с их бумажными аналогами.

К таким действиям относятся:

• предписания и рекомендации, выдаваемые в рамках системы;
• визирование документов и скрепление их ЭЦП;

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ

В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА

ПО РЕСПУБЛИКЕ КАЛМЫКИЯ

ФБУЗ «ЦЕНТР ГИГИЕНЫ И ЭПИДЕМИОЛОГИИ В РЕСПУБЛИКЕ КАЛМЫКИЯ»

ПРИКАЗ

от 23.12.2011 г.
№ 208-п/298-пр
г.Элиста

Об электронном документообороте.

В целях реализации приказа Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 22.12.2011 № 923 «О порядке обмена документами, создаваемыми в электронном виде»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальникам отделов и территориальных отделов (Богославская Г.И., Соломкина Л.Б. Савченко С.П, Проничева Т.А., Намсинова Э.И., Французов А.А., Джеваков Е.О., Убушиев А.Б., Харинов В.Г., Тарбаев А.И., Тельджиев С.Б., Утнасунов В.Б.), заместителям главного врача ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Калмыкия» (Дарбаковой Т.А., Михаляевой Л.Б.) главным врачам филиалов ФБУЗ (Бойченко Е.Л., Лиджеев А.А-С., Насунова Н.Н., Манкиров М.А., Убушиева Н.А., Убушаева Г.С., Церенов Ш.Б.) принять к исполнению приказ ФС Роспотребнадзора от 22.12.2011 г. № 923 «О порядке обмена документами, создаваемыми в электронном виде».

2. Документооборот между Управлением Роспотребнадзора по республике Калмыкия, ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в республике Калмыкия» и центральным аппаратом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, осуществлять исключительно в форме электронных документов, подписанных электронной подписью уполномоченного лица, за исключением документов, определенных перечнем (приложение 1).

3. Досылку документов на бумажном носителе отменить.

4. Документы, перечисленные в перечне (приложение 1), представлять в Роспотребнадзор только на бумажном носителе.

5. Подготовку и согласование (визирование) организационно-распорядительных документов в отделах и территориальных отделах Управления Роспотребнадзора по республике Калмыкия, ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в республике Калмыкия» осуществлять в форме электронных документов.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Управления по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по республике Калмыкия Санджиева Д.Н

Руководитель Яшкулов К.Б.

Главный врач ФБУЗ «ЦГиЭ» по РК Джамбинов С.Д.

Приложение 1 к приказу

от «___» _______ 2011 № ____

Перечень

документов, представляемых в Федеральную службу по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека на бумажном носителе

1. Проекты решений о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина и (или) лица без гражданства на территории Российской Федерации.
2. Планы финансово-хозяйственной деятельности подведомственных учреждений.
3. Бюджетные сметы и сметы доходов и расходов территориальных органов и казенных учреждений.
4. Соглашения о порядке и условиях предоставления субсидий на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ).
5. Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности территориальных органов и подведомственных учреждений.
6. Годовая финансовая отчетность.
7. Документы с грифом ДСП.
8. Акты о списании основных средств (по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7).
9. Акты о списании автотранспортных средств (по форме ОС-4а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7).
10. Акты приема-передачи недвижимого имущества (форма ОС-1а).
11. Программы деятельности ФГУП.
12. Документы по государственному оборонному заказу.
13. Решения по жалобе на постановление по делам об административных правонарушениях.
14. Документы об исполнении частного определения суда.

В специальном приказе о вводе системы в опытную эксплуатацию должно быть указано:

• Сроки проведения опытной эксплуатации;
• Перечень подразделений (рабочих мест);
• Сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;
• Ответственных за проведение опытной эксплуатации в подразделениях.

В этом же приказе может содержаться указание об утверждении временного регламента (правил, порядка) работы с СЭД. После проведения опытной эксплуатации необходимо подготовить перечень предложений или рекомендаций по переходу на СЭД, которые, как правило, в случае, если предложения подготовили сотрудники организации заказчика оформляются в виде внутреннего служебного документа. В данном документе указывается информация о проблемах, возникших в процессе опытной эксплуатации, а так же предложения по донастройке системы.

Нормативное обеспечение процесса внедрения сэд

Эффективность внедрения системы электронного документооборота конечно, обусловлена как ее стоимостью, так и объемами обрабатываемых документов, а также спецификой деятельности компании.

Важно

Расчеты показывают, что в общем случае, внедрение системы электронного документооборота окупается через год-два.

Этапы внедрения системы электронного документооборота Рано или поздно к осознанию необходимости автоматизации системы документооборота на предприятии приходит каждый руководитель, целью которого является оптимизация его производственной и организационной деятельности.

Образец приказа об утверждении документооборота

После того, как программный продукт и подрядчик работ выбран, необходимо создать распорядительный документ, в котором будет определены:

• Руководитель группы по внедрению со стороны заказчика;
• Состав рабочей группы;
• Задачи по подготовке плана-графика работ, привлечение к работе других специалистов, задействованных во внедрении СЭД (подготовка технического оснащения, информационного и программного обеспечения и т.д.).

Пример приказа о создании рабочей группы В дальнейшем необходимо будет издать приказ об утверждении плана-графика работ по внедрению СЭД.

С учетом этого плана проходят все последующие этапы внедрения.

Пример приказа об утверждении плана-графика 3. Утверждение списка пользователей, и определение администратора системы.

Внедрение системы электронного документооборота

Предпроектное обследование, выбор программного продукта.
В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости внедрения СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны:

• Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ);
• Определить генерального подрядчика работ;
• Определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет.

Результатом работы по вышеуказанному приказу чаще всего выступает проработанное с обеих сторон коммерческое предложение.
2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ.

• контроль маршрута и обработки каждого документа, в том числе соблюдения сроков их исполнения и согласования;
• повышение исполнительской дисциплины и минимизация риска утери документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
• возможность быстрого поиска любого документа или пакета документов в соответствии с запросами, формируемыми исполнителями;
• сокращение времени прохождения управляющих сигналов как по вертикали, так и по горизонтали;
• повышение производительности труда сотрудников и эффективности работы всей организации в целом.

Перечисленные задачи определяют и преимущества внедрения системы электронного документооборота, особенно на тех предприятиях, на которых ежегодный документопоток исчисляется в тысячах учетных единиц, а архив - в десятках тысяч.

Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [должность, Ф.

И. О.]. 7. Приказ довести до всех структурных подразделений организации.

8. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [должность, Ф.

И. О.]. [должность, подпись, инициалы, фамилия] С приказом ознакомлены: [должность, подпись, инициалы, фамилия] Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

5 марта 2018 Войти Регистрация © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2018. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Приказ о внедрении сэд образец

• Купить систему ГАРАНТ
• Получить демо-доступ
• Узнать стоимость
• Информационный банк
• Подобрать комплект

Приказо внедрении системы электронного документооборота [число, месяц, год] N [значение] В целях [вписать нужное] приказываю: 1.

С [число, месяц, год] внедрить систему электронного документооборота [наименование] в [наименование юридического лица].

Должность, Ф. И. О.] в срок до [число, месяц, год] разработать и утвердить порядок электронного документооборота.

Внимание

Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [должность, Ф.

И. О.]. 4. [Должность, Ф. И. О.] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов. 5. [

Должность, Ф. И. О.] внести в учетную политику [наименование юридического лица] правила создания, получения и хранения электронных документов.

Группе необходимо выявить управленческие нужды руководителей высшего звена, а также пользовательские потребности рядовых исполнителей.

Это поможет сформировать основные требования к системе и изложить их в виде технического задания. На втором этапе с учетом разработанных требований осуществляется выбор той электронной системы документооборота, которая будет оптимальна как по функционалу, так и по стоимости. Если задачи, решаемые системой документооборота компании, достаточно специфичны, электронная система может быть разработана «под ключ» и тогда именно члены рабочей группы будут наиболее тесно общаться с разработчиками, формулируя им конкретные задачи. На третьем этапе внедрения системы электронного документооборота будет произведена ее установка и, при необходимости, обновление парка технических средств, модернизация устаревшего оборудования и приобретение нового.

1. Ввести с 1 июня 2012 года в исполнительных органах государственной власти Тюменской области и с 1 апреля 2016 года в государственных учреждениях Тюменской области в эксплуатацию систему электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭД) как единственную официальную информационную систему, используемую для организации электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Тюменской области и в государственных учреждениях Тюменской области, и утвердить Положение об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства" согласно приложению N 1 к настоящему распоряжению.

(в ред. , , от 29.11.2017 N 1415-рп)

2. Определить Департамент информатизации Тюменской области уполномоченным органом по организационному и методологическому обеспечению работы пользователей СЭД.

(в ред. постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п)

3. Определить Государственное казенное учреждение Тюменской области "Центр информационных технологий Тюменской области" Оператором СЭД.

(в ред. )

4. Руководителям исполнительных органов государственной власти Тюменской области, руководителям государственных учреждений Тюменской области:

(в ред. , постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п)

Обеспечить применение СЭД во внутреннем документообороте органа, а также документообороте между исполнительными органами государственной власти Тюменской области и государственными учреждениями Тюменской области;

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 17.03.2014 N 347-рп , постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п)

До 1 августа 2016 года внести изменения в локальные акты, устанавливающие порядок оформления, обработки и хранения документов;

(абзац введен )

Не допускается создание в СЭД электронного документа, содержащего информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами, региональными нормативными и ненормативными правовыми актами;

(абзац введен распоряжением Правительства Тюменской области от 21.06.2016 N 670-рп ; в ред. )

Обеспечить использование типовых маршрутов, разработанных в СЭД, в соответствии с Правилами использования информационной системы "Система электронного документооборота и делопроизводства" согласно приложению к Положению об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства" в деятельности исполнительных органов государственной власти Тюменской области;

(в ред. )

Определить перечень должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным;

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп)

До 01 января 2018 утвердить номенклатуру дел, обеспечить ее внесение в СЭД для организации процесса хранения указанных документов в СЭД;

(абзац введен ; в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

Внести необходимые изменения в должностные регламенты и трудовые договоры пользователей СЭД в связи с введением ее в эксплуатацию;

(в ред. постановления Правительства Тюменской области от 25.03.2016 N 120-п)

Обеспечить уведомление Оператора СЭД о необходимости добавления, исключения пользователей СЭД в течение 5 рабочих дней со дня назначения, увольнения соответствующих пользователей;

(в ред. распоряжений Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп , от 29.11.2017 N 1415-рп)

При осуществлении документооборота исключить истребование и представление документов на бумажном носителе с даты, установленной в пункте 1 настоящего распоряжения, либо с даты присоединения к СЭД органов, учреждений или организаций.

(абзац введен распоряжением Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп ; в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

5. В целях осуществления в электронном виде посредством СЭД документооборота между органами власти и государственными учреждениями Тюменской области рекомендовать территориальным органам федеральных органов государственной власти в Тюменской области и органам местного самоуправления Тюменской области рассмотреть вопрос о заключении с Оператором СЭД соглашений о присоединении к СЭД.

(п. 5 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 27.09.2017 N 1120-рп)

6. Рекомендовать территориальным органам федеральных органов государственной власти в Тюменской области и органам местного самоуправления Тюменской области использовать при обмене электронными документами в системе электронного документооборота и делопроизводства формат OpenDocument Format в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 либо PDF/A.

(п. 6 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 21.06.2016 N 670-рп ; в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 09.07.2018 N 826-рп)

7. При осуществлении документооборота между исполнительными органами государственной власти Тюменской области, государственными учреждениями Тюменской области и органами местного самоуправления, заключившими соглашения, указанные в пункте 5 настоящего распоряжения, истребование и представление документов на бумажном носителе не допускается.

(п. 7 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

8. Рекомендовать государственным органам Тюменской области, органам местного самоуправления Тюменской области и подведомственным им организациям, заключившим соглашение об организации информационного взаимодействия в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора СЭД, при осуществлении документооборота с исполнительными органами государственной власти Тюменской области и подведомственными им организациями не осуществлять истребование и представление документов на бумажном носителе с даты заключения указанного соглашения.

(п. 8 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

9. Утвердить Порядок комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области (далее - Порядок) согласно приложению N 2 к настоящему распоряжению.

(п. 9 введен )

10. Департаменту информатизации Тюменской области обеспечить доработку СЭД, обеспечивающую комплектование, учет, хранение и использование электронных документов исполнительного органа государственной власти Тюменской области к 01.01.2019.

(п. 10 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

11. Департаменту информатизации Тюменской области, Управлению по делам архивов Тюменской области обеспечить тестирование СЭД в части комплектования электронными документами архива электронных документов с 01.01.2018 по 30.06.2018.

(п. 11 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

12. Исполнительным органам государственной власти Тюменской области с 01.07.2018 обеспечить комплектование электронными документами архива электронных документов в соответствии с утвержденным настоящим распоряжением Порядком.

(п. 12 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

Губернатор области
В.В.ЯКУШЕВ

Приложение N 1. Положение об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства"

Приложение N 1
к распоряжению Правительства
Тюменской области
от 23 апреля 2012 г. N 636-рп

Информационная система "Система электронного документооборота и делопроизводства" (ИС "СЭД") - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

Оператор ИС "СЭД" - уполномоченная организация, обеспечивающая технологическое и консультативное сопровождение СЭД, поддержание СЭД в рабочем состоянии, а также ее функциональное развитие.

Участник ИС "СЭД":

Исполнительные органы государственной власти Тюменской области, государственные унитарные предприятия, государственные учреждения и автономные некоммерческие организации Тюменской области, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют исполнительные органы государственной власти Тюменской области;

Иные государственные органы власти, органы местного самоуправления, муниципальные унитарные предприятия, муниципальные учреждения и автономные некоммерческие организации, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют органы местного самоуправления Тюменской области, и иные хозяйствующие субъекты, присоединившееся к ИС "СЭД" на основании соглашения об организации информационного взаимодействия в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора ИС "СЭД".

Пользователь ИС "СЭД" - сотрудник Участника.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, состав, функции ИС "СЭД" и порядок ее использования.

1.2. Система включает в себя совокупность программно-технических средств, обеспечивающих автоматизацию процессов делопроизводства и документооборота между участниками ИС "СЭД".

1.3. Источники данных - сведения, вносимые пользователями ИС "СЭД" в рамках компетенции при осуществлении процессов делопроизводства и документооборота.

2. Цель создания, состав, функции и задачи ИС "СЭД"

2.1. Целью создания ИС "СЭД" является автоматизация процессов делопроизводства и документооборота.

2.2. ИС "СЭД" представляет собой совокупность подсистем и модулей в них, связанных между собой. Состав подсистем и модулей подсистем определяется Уполномоченным органом исходя из поставленных перед ним задач, порядок подключения к подсистемам определяется в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора ИС "СЭД".

	Подсистема СЭД	Модули Подсистемы СЭД
	СЭД исполнительных органов государственной власти Тюменской области	Канцелярия Управление договорами Быстрая идентификация документов Управление командировками Служба ввода документов
	СЭД Подведомственных учреждений Тюменской области, иных органов или учреждений	Канцелярия Обращения граждан и организаций
	СЭД Органов местного самоуправления Тюменской области, подведомственных им организаций с использованием облачных технологий	Канцелярия Обращения граждан и организаций
	СЭД Органов местного самоуправления Тюменской области, подведомственных им организаций с использованием десктоп версии	Канцелярия Обращения граждан и организаций
	СЭД Медицинских учреждений Тюменской области	Канцелярия Обращения граждан и организаций
	Подсистема взаимодействия с внешними системами документооборота

(таблица в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 17.05.2019 N 470-рп)

2.3. Основными функциями ИС "СЭД" является автоматизация процессов делопроизводства и документооборота:

При взаимодействии участников ИС "СЭД" как между собой, так и внутри участников;

При исполнении поручений;

При исполнении межведомственных процессов.

2.4. Задачами ИС "СЭД" является:

Сбор, хранение и обработка сведений, вносимых пользователями ИС "СЭД" в рамках компетенции при осуществлении процессов делопроизводства и документооборота;

Автоматизация процессов делопроизводства и документооборота с целью оптимизации и сокращения трудозатрат пользователей при осуществлении своих должностных (служебных) обязанностей.

3. Участники информационного взаимодействия

3.1. Уполномоченный орган обеспечивает:

Организацию процесса развития, сопровождения ИС "СЭД";

Методологическое сопровождение работы пользователей ИС "СЭД";

Разработку Регламента подключения к подсистемам ИС "СЭД".

3.2. Оператор ИС "СЭД" обеспечивает:

Размещение ИС "СЭД" в Центре обработки данных Правительства Тюменской области;

Реализацию и контроль мер по защите информации, содержащейся в ИС "СЭД";

Проведение мероприятий, направленных на поддержание ИС "СЭД", в соответствии с требованиями безопасности информации;

Развивает функциональные возможности и (или) формирует потребности в развитии ИС "СЭД" и информирует о возникновении потребностей в развитии ИС "СЭД" Уполномоченный орган;

Подключение к ИС "СЭД" новых Участников;

Разработку и публикацию на портале Оператора ИС "СЭД" (http://citto.ru) проекта Соглашения об организации информационного взаимодействия при осуществлении электронного документооборота в Тюменской области и Регламента подключения к подсистемам ИС "СЭД";

Обработку персональных данных с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" .

(абзац введен распоряжением Правительства Тюменской области от 09.07.2018 N 826-рп)

3.3. Участник ИС "СЭД":

Подключается к подсистемам ИС "СЭД" на основании Соглашения об организации информационного взаимодействия при осуществлении электронного документооборота в Тюменской области в соответствии с Регламентом подключения к подсистемам ИС "СЭД", за исключением исполнительных органов государственной власти Тюменской области, государственных унитарных предприятий, государственных учреждений и автономных некоммерческих организаций Тюменской области, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют исполнительные органы государственной власти Тюменской области;

Вносит необходимые изменения в должностные регламенты (должностные инструкции) и служебные контракты (трудовые договоры) пользователей ИС "СЭД";

Определяет перечень должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным;

Обеспечивает уведомление Оператора ИС "СЭД" о необходимости добавления, исключения пользователей ИС "СЭД" в течение 5 рабочих дней со дня назначения, увольнения соответствующих пользователей;

Осуществляет контроль за наличием средств защиты информации на рабочих местах сотрудников, которым разрешена обработка документов, содержащих персональные данные в ИС "СЭД";

Выполняет требования по обеспечению информационной безопасности, выдвигаемые Оператором ИС "СЭД".

3.4. Пользователь ИС "СЭД":

Осуществляет работу в ИС "СЭД" в соответствии с правилами, определенными настоящим Положением и приложением к нему;

При обработке документов в ИС "СЭД", содержащих персональные данные, обеспечивает их достоверность и конфиденциальность;

Предоставляет возможность доступа к создаваемому в ИС "СЭД" электронному документу или электронной копии документа только тем пользователям ИС "СЭД", которые имеют к нему соответствующее право доступа;

Выполняет требования по обеспечению информационной безопасности, выдвигаемые Оператором ИС "СЭД";

Сообщает обо всех инцидентах, возникающих при работе в СЭД (с обязательным указанием контактной информации), в службу поддержки Оператора ИС "СЭД" по адресу электронной почты [email protected] либо по телефонному номеру, определяемому Оператором ИС "СЭД".

(в ред. )

Приложение. Правила использования информационной системы "Система электронного документооборота и делопроизводства"

Приложение
к Положению об информационной системе
"Система электронного документооборота и делопроизводства"

1. Термины и определения

Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

входящие документы - поступившие электронные или документы на бумажном носителе, в том числе обращения граждан и организаций;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ на бумажном носителе - документ, изготовленный на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках;

единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;

фонд пользования (архива) - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа;

электронный документ - документ, созданный и хранящийся в ИС "СЭД" в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронный документ, согласованный электронной подписью, - документ, имеющий электронную подпись пользователя ИС "СЭД", уполномоченного на его согласование;

электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;

электронная копия документа - копия документа на бумажном носителе, созданная в электронной форме, заверенная электронной подписью пользователя ИС "СЭД", вводящего его в ИС "СЭД";

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Иные понятия используются в настоящих Правилах в значениях, аналогичных используемым в федеральном законодательстве.

2. Создание электронных документов, электронных копий документов в ИС "СЭД"

1. Электронные документы (электронные копии документов) оформляются в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству Участника в формате OpenDocument Format в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 либо PDF/A, размер которых не должен превышать 20 МБ.

2. Для подтверждения юридической значимости электронных документов (электронных копий документов) используется сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный удостоверяющим центром Оператора ИС "СЭД", либо удостоверяющим центром, входящим в единую систему удостоверяющих центров в области электронной цифровой подписи. Хранение и использование ключей электронной подписи осуществляется согласно регламенту удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа проверки электронной подписи.

3. Электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу в случае если лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, имеет право на подписание данного документа согласно должностному регламенту (должностной инструкции), служебному контракту (трудовому договору) и идентично лицу, указанному в сертификате ключа проверки электронной подписи, сертификат ключа проверки электронной подписи действителен на день проверки действительности указанного сертификата, Оператором ИС "СЭД" подтверждается отсутствие изменений, внесенных в электронный документ после его подписания, условия использования сертификата ключа проверки электронной подписи включают функцию "цифровая подпись". Конфликтные ситуации, связанные с использованием электронной подписи, разбираются в соответствии с регламентом удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа проверки электронной подписи.

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

4. Создание электронных документов (электронных копий документов), содержащих информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами, региональными нормативными правовыми актами и ненормативными правовыми актами, не допускается.

5. Создаваемые электронные документы, которые согласно номенклатуре дел Участника ИС "СЭД" имеют постоянный срок хранения или срок хранения более 10 лет, а также электронные документы, которые должны быть направлены в иные органы (организации, гражданам) в виде документа на бумажном носителе, после заверения электронной подписью пользователя, уполномоченного на заверение, изготавливаются в виде документа на бумажном носителе, который собственноручно подписывается тем пользователем, который заверил данный электронный документ электронной подписью. Для подтверждения соответствия документа на бумажном носителе и электронного документа пользователь, уполномоченный на изготовление документа, визирует документ на бумажном носителе собственноручной подписью, за исключением случаев, когда пользователь, изготовивший документ на бумажном носителе, и пользователь, уполномоченный на заверение документа на бумажном носителе, совпадают.

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

6. Создаваемые электронные документы, подписываемые Губернатором Тюменской области, которые направляются в виде документа на бумажном носителе, после их согласования в ИС "СЭД" изготавливаются в виде документа на бумажном носителе консультантом Губернатора Тюменской области (далее - консультант Губернатора) и предоставляются на подпись Губернатору Тюменской области. После подписания Губернатором Тюменской области документа на бумажном носителе консультант Губернатора Тюменской области заверяет своей электронной подписью электронный документ, идентичный собственноручно подписанному Губернатором Тюменской области.

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 29.11.2017 N 1415-рп)

3. Взаимодействие с другими участниками ИС "СЭД"

1. Участники, подключившиеся к ИС "СЭД", исключают дублирование в бумажном виде процессов делопроизводства и документооборота, доступных в ИС "СЭД", кроме документов, которые согласно номенклатуре дел, принятой у Участника, относятся к документам постоянного срока хранения или срока хранения более 10 лет.

2. Взаимодействие Участников ИС "СЭД" с Тюменской областной Думой осуществляется в соответствии с условиями соглашения об организации информационного взаимодействия между Уполномоченным органом и Тюменской областной Думой, размещенными на сайте Оператора ИС "СЭД".

3. Организация взаимодействия ИС "СЭД" с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) обеспечивается Оператором ИС "СЭД" в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, определенными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 27 мая 2015 г. N 186/258 .

4. Взаимодействие Участников ИС "СЭД" с абонентами МЭДО осуществляется в соответствии с инструкциями, разработанными Оператором ИС "СЭД" и размещенными в ИС "СЭД".

4. Перечень типовых маршрутов, разработанных в ИС "СЭД", для обязательного использования в деятельности исполнительных органов государственной власти Тюменской области

1. Типовой маршрут "Согласование документов"

1. Типовой маршрут "Согласование документов".

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 27.09.2018 N 1199-рп)

Автоматизирует процесс согласования (визирования) инициативного документа, создаваемого в исполнительных органах государственной власти Тюменской области, от создания его инициатором, согласования и до утверждения документа руководителем, лицом, его замещающим, с созданием новой регистрационно-контрольной карточки регистратором (в случае если требуется регистрация инициативного документа).

Участниками процесса являются сотрудники исполнительных органов государственной власти Тюменской области и подведомственных учреждений.

Аналогичным образом осуществляется согласование протокола Губернатора Тюменской области, перечня поручений Губернатора Тюменской области, предложений в план Губернатора Тюменской области, телеграммы Губернатора Тюменской области.

2. Типовой маршрут "Согласование нормативного правового акта (НПА) и ненормативного правового акта (ННПА)"

2. Типовой маршрут "Согласование нормативного правового акта (НПА) и ненормативного правового акта (ННПА)".

Автоматизирует процесс согласования проектов постановлений, распоряжений Губернатора Тюменской области и Правительства Тюменской области, проектов административных регламентов исполнения государственных функций при осуществлении регионального государственного контроля (надзора), административных регламентов предоставления государственных услуг.

3. Типовой маршрут "Внесение изменений в Перечень государственных и муниципальных услуг Тюменской области"

3. Типовой маршрут "Внесение изменений в Перечень государственных и муниципальных услуг Тюменской области".

Автоматизирует процесс внесения исполнительными органами государственной власти Тюменской области, предоставляющими (исполняющими) государственные услуги (функции), изменений в раздел "Перечень государственных и муниципальных услуг Тюменской области" на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области.

4. Типовой маршрут "Порядок замещения вакантных должностей"

4. Типовой маршрут "Порядок замещения вакантных должностей".

Автоматизирует процесс согласования замещения вакантных должностей, образовавшихся в исполнительных органах государственной власти Тюменской области, государственных учреждениях Тюменской области.

5. Типовой маршрут "Обмен задачами между ИОГВ ТО, ОМСУ ТО и ПУ"

5. Типовой маршрут "Обмен задачами между ИОГВ ТО, ОМСУ ТО и ПУ".

Автоматизирует процесс оперативного взаимодействия между пользователями из разных подсистем СЭД: "СЭД исполнительных органов государственной власти Тюменской области", "СЭД Подведомственных учреждений Тюменской области, территориальных органов федеральных органов государственной власти в Тюменской области", "СЭД Органов местного самоуправления Тюменской области, подведомственных им организаций, сельских поселений".

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 27.09.2018 N 1199-рп)

6. Типовой маршрут (Мастер действий) "Заявление на отпуск"

6. Типовой маршрут (Мастер действий) "Заявление на отпуск".

Автоматизирует процесс согласования (визирования) и подписания заявлений и приказов о предоставлении отпуска, создаваемых в исполнительных органах государственной власти Тюменской области.

Типовой маршрут предусматривает подготовку сотрудником исполнительного органа государственной власти Тюменской области в электронном виде заявления, вложение его в задачу, созданную им с помощью "Быстрый запуск", "Кадровые типовые маршруты", "Заявление на отпуск", подписание заявления электронной подписью (далее - ЭП) и направление его на согласование непосредственному руководителю и (или) иным должностным лицам, которым он подчиняется согласно должностному регламенту (должностной инструкции).

При этом согласование заявления о предоставлении отпуска с юридической службой, кадровой службой и бухгалтерией, а также с лицами, на которых возложено выполнение указанных выше обязанностей, запрещается.

После согласования заявления непосредственным руководителем заявление автоматически поступает для работы в кадровую службу (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства) для подготовки проекта приказа.

Затем проект приказа автоматически поступает на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти Тюменской области или иному уполномоченному лицу, которому руководителем делегировано право подписи приказов о предоставлении отпуска (далее - уполномоченное лицо). При этом согласование приказа о предоставлении отпуска с юридической службой и бухгалтерией, а также с лицами, на которых возложено выполнение указанных выше обязанностей, также запрещается.

После подписания приказа о предоставлении отпуска ЭП руководителем исполнительного органа государственной власти Тюменской области или уполномоченным им лицом он возвращается в кадровую службу (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства) для регистрации.

Зарегистрированный приказ автоматически поступает сотруднику исполнительного органа государственной власти Тюменской области для ознакомления и в бухгалтерию (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета) для начисления и выплаты отпускных.

Сотрудники исполнительных органов государственной власти Тюменской области, которым оформлен допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, в случае выезда в отпуск за пределы Российской Федерации в процессе запуска заявления о предоставлении отпуска на согласование в графе "Отпуск за границей" выбирают "Да", в этом случае запустится процесс согласования выезда за рубеж, предусмотренный распоряжением Губернатора Тюменской области от 23.12.2016 N 98-р "О порядке согласования выезда за границу лиц, имеющих допуск к сведениям, составляющим государственную тайну".

7. Типовой маршрут (Мастер действий) "Работа с информационным ресурсом ИОГВ ТО"

7. Типовой маршрут (Мастер действий) "Работа с информационным ресурсом ИОГВ ТО".

Автоматизирует процесс актуализации сведений и документов в разделах Информационного ресурса исполнительных органов государственной власти Тюменской области, созданного в соответствии с распоряжением Правительства Тюменской области от 13.05.2013 N 715-рп "Об Информационном ресурсе исполнительных органов государственной власти Тюменской области" .

8. Типовой маршрут (Мастер действий) "Заявка на бронирование"

8. Типовой маршрут (Мастер действий) "Заявка на бронирование".

Автоматизирует процесс согласования заявок на бронирование залов заседаний, размещенных в зданиях исполнительных органов государственной власти Тюменской области.

9. Типовой маршрут "Согласование перечня Поручений Губернатора"

9. Типовой маршрут "Согласование перечня Поручений Губернатора".

Автоматизирует процесс согласования перечня Поручений Губернатора Тюменской области с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Тюменской области и их учета в Аппарате Губернатора Тюменской области.

10. Типовой маршрут "Согласование Предложений в План Губернатора"

10. Типовой маршрут "Согласование Предложений в План Губернатора".

Автоматизирует процесс согласования Предложений в План Губернатора Тюменской области внутри исполнительного органа государственной власти Тюменской области и с Аппаратом Губернатора Тюменской области.

11. Типовой маршрут "Согласование Протокола Губернатора"

11. Типовой маршрут "Согласование Протокола Губернатора".

Автоматизирует процесс согласования Протокола Губернатора Тюменской области с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Тюменской области и их учета в Аппарате Губернатора Тюменской области.

12. Типовой маршрут (Мастер действий) "Согласование телеграммы Губернатора"

12. Типовой маршрут (Мастер действий) "Согласование телеграммы Губернатора".

Автоматизирует процесс согласования телеграммы с заинтересованными лицами, направляемой от имени Губернатора Тюменской области.

13. Типовой маршрут (Мастер действий) "Согласование приказа о приеме"

13. Типовой маршрут (Мастер действий) "Согласование приказа о приеме".

(в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 27.09.2018 N 1199-рп)

Автоматизирует процесс согласования приказа о назначении в исполнительном органе государственной власти Тюменской области, а также процесс создания учетной записи для назначенного на должность государственной гражданской службы государственного гражданского служащего (далее - сотрудник) в системе электронного документооборота и делопроизводства и системе электронной почты Правительства Тюменской области, изготовления служебного удостоверения сотруднику, выпуска карты (электронного пропуска) и его учета в списках сотрудников, подлежащих направлению на диспансеризацию.

Типовой маршрут предусматривает подготовку кадровой службой (специалистом, на которого возложены обязанности по ведению кадровой работы в исполнительном органе государственной власти Тюменской области) в электронном виде приказа о назначении и направление его на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти Тюменской области или иному уполномоченному им лицу (далее - уполномоченное лицо).

После подписания приказа о назначении ЭП руководителем исполнительного органа государственной власти Тюменской области или уполномоченным им лицом он возвращается в кадровую службу (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению кадровой работы в исполнительном органе государственной власти Тюменской области Тюменской области) для регистрации.

Зарегистрированный приказ одновременно автоматически поступает:

в службу технической поддержки (ГКУ ТО "ЦИТТО") для создания учетной записи сотрудника в системе электронного документооборота и делопроизводства и системе электронной почты Правительства Тюменской области;

в Управление делами Правительства Тюменской области для изготовления служебного удостоверения сотруднику и выпуска карты (электронного пропуска в здания, где располагаются исполнительные органы государственной власти Тюменской области);

абзац исключен. - Распоряжение Правительства Тюменской области от 27.09.2018 N 1199-рп ;

сотруднику для ознакомления и подготовки документов для получения ЭП (в случае необходимости), для предоставления фотографии в Управление делами Правительства Тюменской области для оформления служебного удостоверения;

в бухгалтерию (специалисту, на которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета и отчетности в исполнительном органе государственной власти Тюменской области) для учета в работе.

(п. 13 в ред. распоряжения Правительства Тюменской области от 25.12.2017 N 1569-рп)

14. Типовой маршрут (Мастер действий) "Отправка законов в Тюменскую областную Думу" (Главное правовое управление Правительства Тюменской области)

14. Типовой маршрут (Мастер действий) "Отправка законов в Тюменскую областную Думу" (Главное правовое управление Правительства Тюменской области).

Автоматизирует процесс согласования проектов законов внутри Главного правового управления Правительства Тюменской области и Аппарата Губернатора Тюменской области и подготовки их для рассмотрения на Президиуме Правительства Тюменской области.

15. Типовой маршрут (Мастер действий) "Согласование проектных документов"

15. Типовой маршрут (Мастер действий) "Согласование проектных документов".

Автоматизирует процесс согласования документов, разрабатываемых в рамках распоряжения Правительства Тюменской области от 19.12.2016 N 1475-рп "Об утверждении Порядка осуществления проектной деятельности в Тюменской области": решений о реализации проекта, паспорта областного проекта, сводного плана областного проекта и итогового отчета о реализации областного проекта.

16. Типовой маршрут (Мастер действий) "Оформление служебного задания в командировку"

16. Типовой маршрут (Мастер действий) "Оформление служебного задания в командировку".

Автоматизирует процесс оформления служебного задания сотрудников исполнительных органов государственной власти Тюменской области, направляемых в командировку, в соответствии с формой служебного задания, установленной в постановлении Губернатора Тюменской области от 16.06.2009 N 45 "О порядке и условиях командирования государственных гражданских служащих Тюменской области" .

(п. 16 введен )

17. Типовой маршрут (Мастер действий) "Настроить замещение"

17. Типовой маршрут (Мастер действий) "Настроить замещение".

Автоматизирует процесс настройки замещения сотрудников исполнительных органов государственной власти Тюменской области без направления заявки в техническую поддержку Правительства Тюменской области.

(п. 17 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 27.09.2018 N 1199-рп)

18. Типовой маршрут "Отзыв на проект федерального закона по предметам совместного ведения"

18. Типовой маршрут "Отзыв на проект федерального закона по предметам совместного ведения".

Типовой маршрут предназначен для исполнительных органов государственной власти Тюменской области, ответственных за рассмотрение проекта федерального закона и подготовивших отзыв на проект федерального закона по предметам совместного ведения в соответствии с распоряжением Правительства Тюменской области от 21.09.2011 N 1605-рп "О порядке рассмотрения корреспонденции" .

(п. 18 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 27.09.2018 N 1199-рп)

19. Типовой маршрут "Согласование приказа по наполнению Портала"

19. Типовой маршрут "Согласование приказа по наполнению Портала".

Типовой маршрут позволяет исполнительным органам государственной власти Тюменской области оперативно провести внутреннее согласование приказа по наполнению Официального портала органов государственной власти Тюменской области и согласование с Департаментом информатизации Тюменской области.

(п. 19 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 27.09.2018 N 1199-рп)

20. Типовой маршрут "Выбор и уничтожение архивных дел"

20. Типовой маршрут "Выбор и уничтожение архивных дел".

Уничтожение архивных дел в СЭД производится ежегодно после проведения экспертизы ценности документов, не подлежащих хранению. Уничтожению подлежат все дела, у которых истек установленный срок хранения. Для уничтожения архивного дела специалист, ответственный за ведение архивного делопроизводства, запускает в СЭД типовой маршрут, который автоматически формирует список дел, подлежащих уничтожению. Затем происходит согласование выбранного состава дел с ответственным за ведение архивного делопроизводства и формирование акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее - Акт). После этого Акт поступает на утверждение руководителю исполнительного органа государственной власти Тюменской области, а Оператору системы приходит уведомление о предстоящей процедуре удаления с возможностью указания даты и времени старта удаления документов в СЭД. В установленное время происходит физическое удаление файлов документов архивных дел, если удаляемые документы не связаны с архивными делами других исполнительных органов государственной власти Тюменской области, и формируется отчет об удалении документов архивных дел. В конце типового маршрута происходит уведомление участников о завершении удаления.

(п. 20 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 27.09.2018 N 1199-рп)

21. Типовой маршрут (Мастер действий) "Анализ справок о доходах"

21. Типовой маршрут (Мастер действий) "Анализ справок о доходах".

Автоматизирует процесс передачи в Аппарат Губернатора Тюменской области сведений о необходимости проверки справок о доходах сотрудников исполнительных органов государственной власти Тюменской области.

(п. 21 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 27.09.2018 N 1199-рп)

22. Типовой маршрут (Мастер действий) "Заявление на увольнение"

22. Типовой маршрут (Мастер действий) "Заявление на увольнение".

Автоматизирует процесс увольнения сотрудника исполнительного органа государственной власти Тюменской области. Маршрут предполагает загрузку заявления на увольнение, дальнейшее согласование с непосредственным руководителем и руководителем исполнительного органа государственной власти Тюменской области. Затем типовой маршрут предполагает поступление задачи в кадровую службу для подготовки приказа об увольнении сотрудника. Также предусмотрена кнопка "Отозвать заявление на увольнение". В день наступления увольнения типовой маршрут отправляет задание в Техническую поддержку Правительства Тюменской области для удаления учетных записей сотрудника.

(п. 22 введен )

23. Типовой маршрут "Учет и контроль устранения выявленных уязвимостей информационной безопасности"

23. Типовой маршрут "Учет и контроль устранения выявленных уязвимостей информационной безопасности".

Данный типовой маршрут может инициировать сотрудник отдела информационной безопасности ГКУ ТО "ЦИТТО" в случае выявления уязвимостей в информационных системах исполнительных органов государственной власти Тюменской области и их подведомственных учреждений для оповещения администратора безопасности информационной системы, в которой выявлена уязвимость. Обеспечивает взаимодействие между отделом информационной безопасности ГКУ ТО "ЦИТТО" и исполнительными органами государственной власти Тюменской области и их подведомственными учреждениями по вопросам устранения выявленных уязвимостей, контроля устранения выявленных уязвимостей.

(п. 23 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 17.05.2019 N 470-рп)

24. Типовой маршрут (Мастер действий) "Внесение изменений в учетную запись работника"

24. Типовой маршрут (Мастер действий) "Внесение изменений в учетную запись работника".

Данный типовой маршрут позволяет работнику исполнительного органа государственной власти Тюменской области внести изменения в свою учетную запись в части изменения подразделения, должности, номера телефона и прикрепления нового сертификата электронной подписи без обращения в Техническую поддержку Правительства Тюменской области.

(п. 24 введен распоряжением Правительства Тюменской области от 17.05.2019 N 470-рп)

Приложение N 2. Порядок комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области

Приложение N 2
к распоряжению Правительства
Тюменской области
от 23 апреля 2012 г. N 636-рп

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области (далее - Порядок) разработан в целях упорядочения и регламентации работы по хранению, комплектованию и учету, использованию официальных управленческих электронных документов (далее - электронные документы) в архивах исполнительных органов государственной власти Тюменской области (далее - органы власти) и определяет порядок передачи электронных документов в государственные архивы.

1.2. Действие Порядка распространяется на электронные документы, которые органами власти создаются, обрабатываются и хранятся в ИС "СЭД", и после завершения работы с ними подлежат хранению в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

II. Комплектование архива электронных документов

2.1. В органе власти создается архив электронных документов в ИС "СЭД", обеспечивающей управление архивными электронными документами.

Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:

Временного срока хранения (до 10 лет включительно);

Временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;

Постоянного срока хранения.

Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архива электронных документов органа власти.

Ежегодно не позднее последней декады декабря ответственным за архив органа власти (далее - ответственный за архив) в ИС "СЭД" вносится номенклатура дел органа власти на очередной год с обязательным указанием сроков хранения дел, номеров статей в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов.

Номенклатура в течение года может корректироваться в ИС "СЭД" ответственным за архив.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел органа власти.

Исполнитель документа в органе власти при подготовке электронного документа помещает его в электронное дело путем выбора индекса дела согласно номенклатуре дел органа власти.

В электронный архив органа власти включаются электронные документы в формате архивного хранения PDF/A.

Конвертирование в формат архивного хранения PDF/A электронных документов постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляется автоматически в ИС "СЭД" ответственным за архив.

Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, при конвертировании в формат архивного хранения PDF/A присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. В этих целях при разработке электронного документа все приложения к нему включаются в один файл.

Объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы в случае, если форматы файлов приложений отличаются от формата файла основного документа. Связь основного документа и документа-приложения обеспечивается средствами ИС "СЭД".

2.2. В архиве электронных документов в ИС "СЭД" автоматически формируются:

Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, являющиеся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

Электронные дела временного (менее 10 лет) срока хранения, на которые не требуется составление описей электронных дел, документов и реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела;

Годовые разделы описей электронных дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения органа власти;

Реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела на каждое электронное дело постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В ИС "СЭД" электронные дела формируются по годовым разделам в хронологическом порядке согласно номенклатуре дел органа власти.

Электронные дела описываются в соответствии с пунктами 4.31, 4.32 раздела IV "Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях , утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).

Не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела ответственным за архив в ИС "СЭД" формируются годовые разделы описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по формам в соответствии с приложениями N 17, N 18, N 24 к Правилам.

Допускается ведение электронного дела в течение трех лет, если исполнение по документам этого дела ведется больше года или требуется контроль исполнения документов, переходящий на очередной год. В этом случае при формировании номенклатуры дел на очередной год ответственный за архив в графе "Примечание" проставляет отметку "Переходящее с... года". Дело вносится в опись электронных дел постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения по году его заведения.

Сформированные электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, хранятся в архиве электронных документов в ИС "СЭД" не более трех лет после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.

Сформированные электронные дела постоянного срока хранения являются фондом пользования (архивом) органа власти, который подлежит передаче в государственный архив Тюменской области, источником комплектования которого является орган власти (далее - государственный архив), совместно с делами, сформированными из подлинников документов на бумажном носителе. Формирование фонда пользования не исключает создание подлинников документов на бумажном носителе.

Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив электронных документов органа власти ежегодно не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описям электронных дел, документов и реестрам документов (контейнеров электронных дел, документов) (приложение N 24 к Правилам).

Описи электронных дел, документов постоянного хранения органа власти, распечатанные на бумажном носителе, не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве направляются на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии органа власти, уполномоченного в сфере архивного дела (далее - ЭПК). Одновременно с этим описи электронных дел, документов по личному составу органа власти, распечатанные на бумажном носителе, направляются на рассмотрение и согласование экспертно-методической комиссии государственного архива.

(в ред. постановления Правительства Тюменской области от 21.02.2018 N 56-п)

Первому годовому разделу описи электронных дел, документов фонда ответственным за архив органа власти присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям электронных дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи электронных дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.

После каждого поступления или выбытия электронных дел, документов составляется новая итоговая запись к описи электронных дел, документов, которая подписывается ответственным за архив органа власти с указанием должности и даты составления.

Итоговая запись составляется к каждому годовому разделу; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы описи на бумажном носителе, не являющиеся законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве органа власти в папках.

Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись электронных дел, документов на бумажном носителе вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается. Эта опись включается самостоятельным литерным номером дела в опись дел постоянного хранения по году ее открытия, хранится в деле фонда органа власти, служит научно-справочным аппаратом к документам фонда. В реестре описей, листе фонда органа власти проставляется отметка о закрытии описи, после этого в государственный архив направляется уведомление о закрытии описи, о присвоении законченной описи электронных дел, документов литерного номера.

В государственный архив передаются три экземпляра описи электронных дел, документов постоянного хранения на бумажном носителе, утвержденные ЭПК, один экземпляр описи электронных дел, документов по личному составу на бумажном носителе, а также по одному экземпляру каждой описи электронных дел, документов в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

2.3. Электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), сформированные в органе власти в электронные дела, хранятся в ИС "СЭД" до истечения их сроков хранения.

По истечении срока хранения электронных документов в ИС "СЭД", архиве электронных документов органа власти, проводится экспертиза их ценности в целях составления актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли (приложение N 21 к Правилам). Акт формируется автоматически в ИС "СЭД" ответственным за архив, который проводит экспертизу акта, а после экспертизы направляет его на утверждение руководителю органа власти.

Отбор электронных дел, документов временного хранения (до 10 лет включительно) за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится ежегодно одновременно с составлением описей на документы постоянного и свыше 10 лет сроков хранения.

Акт о выделении к уничтожению электронных документов, утвержденный руководителем органа власти, направляется оператору ИС "СЭД" для уничтожения этих документов программно-техническими средствами. Оператор ИС "СЭД" проводит запись в акте об уничтожении электронных документов, не подлежащих хранению. Запись в акте включает подпись исполнителя, проводившего удаление документов в ИС "СЭД", и дату удаления. После удаления электронных документов акт, подписанный электронной подписью оператора ИС "СЭД", возвращается в орган власти.

Уничтожение документов оператором ИС "СЭД" без утвержденного акта запрещено. Акт об уничтожении откладывается в дело фонда органа власти на бумажном носителе.

III. Учет электронных дел, документов

3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве органа власти электронные дела, электронные документы и описи электронных дел.

Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.

Архивный шифр единицы хранения - условное обозначение, присваиваемое каждой единице хранения электронных документов (электронному делу) в целях обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

Номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

Номер описи электронных дел;

Номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.

Основной единицей учета электронных документов является единица хранения - электронное дело.

При учете электронных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты или мегабайты (Мб).

3.2. Ответственный за архив на основании:

Годового раздела описи дел, документов органа власти;

Акта об утрате документов (приложение N 6 к Правилам);

Акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 к Правилам);

Акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Правилам);

Акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 к Правилам)

вносит необходимые изменения в основной (обязательный) учетный документ архива - лист фонда (приложение N 13 к Правилам).

Изменения вносятся в реестр описей (приложение N 19 к Правилам) при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным.

В описи электронных дел, документов изменения отражаются при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое находится на хранении в архиве органа власти.

Дело фонда наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

IV. Хранение электронных документов

4.1. До передачи электронных дел постоянного срока хранения на хранение в государственный архив хранение этих дел осуществляется в архиве электронных документов органа власти в течение сроков ведомственного хранения.

Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве электронных документов органа власти оператором ИС "СЭД" выполняются мероприятия по информационной безопасности:

Защите электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ;

Защите электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

Хранение электронных документов в архиве электронных документов органа власти осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. Нормативные условия хранения электронных документов обеспечиваются оператором ИС "СЭД".

V. Использование электронных дел, документов

5.1. Архив органа власти предоставляет пользователям электронные документы, не содержащие информацию ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.

5.2. Орган власти обеспечивает:

Исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;

Выдачу экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;

Выдачу архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения органа власти и сторонние организации.

VI. Передача электронных дел, документов на постоянное хранение

6.1. Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение из органа власти в государственный архив осуществляется в соответствии с Правилами и по графику государственного архива не ранее чем через 10 лет после завершения электронных дел в делопроизводстве. Допускается досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение по просьбе органов власти.

6.2. Прием-передача электронных дел (фонда пользования) в государственный архив осуществляется совместно с передачей дел на бумажном носителе.