Управление договорами: как повысить контроль и планирование договорных отношений? Что должен знать финансовый директор о договорной работе Положение о планово финансовом управлении университета

финансовыми средствами в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Трейдер », с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Инвестор », с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор », о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Трейдер обязуется принять в управление финансовые средства в сумме рублей на торговом счёте Инвестора в компании и управлять ими в течении срока действия Договора.

1.2. Инвестор обязуется передать в управление Трейдеру счёт, открытый в компании с размещенным на нем начальным депозитом в сумме рублей, принять оказанные услуги и оплатить их согласно п.п. 3.1-3.5 настоящего Договора.

1.3. Управление финансовыми средствами осуществляется путем торговли на Московской межбанковской валютной бирже ММВБ с целью извлечения максимальной прибыли при определённом размере максимального снижения начального депозита (просадке) на счёте Инвестора.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Права и обязанности Трейдера:

2.1.1. Трейдер обязан незамедлительно принять счёт для проведения торговых операций с момента получения логина и пароля доступа к счёту. Счёт считается принятым в управление с момента передачи инвестором трейдеру логина и пароля доступа к счёту. Инвестору передаётся пароль Инвестора для наблюдения за торговыми операциями Трейдера.

2.1.2. Трейдер обязан высылать в течении одного рабочего дня Инвестору Statement счёта, по состоянию на момент запроса.

2.1.3. Трейдер вправе открывать и закрывать торговые позиции на свое усмотрение, при этом сумма максимального снижения начального депозита не должна превышать % от начального депозита.

2.1.4. Трейдер получает свою часть прибыли, согласно п.п. 3.1-3.5 настоящего договора.

2.1.5. Трейдер обязан компенсировать убыток инвестора в случае превышения убытка по счёту более чем на % от начального депозита (Initial deposit). Порядок и размер компенсации определён в п.3.5 настоящего Договора.

2.1.6. Трейдер вправе распоряжаться счетом только для торговли на рынке ММВБ.

2.1.7. По окончании срока действия Договора, и при несогласии одной из сторон на его продление, Трейдер обязан прекратить торговые операции по торговому счёту Инвестора и передать Инвестору логин и пароль торгового счёта.

2.2. Права и обязанности Инвестора:

2.2.1. Инвестор обязан в срок до «»2019 года включительно открыть счёт в компании , разместить на нем депозит в сумме рублей и передать Трейдеру необходимые реквизиты для управления счётом.

2.2.2. Инвестор вправе просматривать состояние счёта в любой момент времени, но не вмешиваясь в ход торговли.

2.2.3. В случае нарушения трейдером п.2.1.3 настоящего договора Инвестор вправе в одностороннем порядке расторгнуть Договор.

2.2.4. Инвестор обязан вывести с торгового счёта часть прибыли по первому требованию Трейдера и оплатить услуги Трейдера в оговоренные расчётные сроки по настоящему договору.

2.2.5. Передача Инвестором и Трейдером своих прав и обязанностей по настоящему договору третьим лицам не допускается.

3. УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ УСЛУГ ТРЕЙДЕРА

3.1. Вознаграждение за услуги Трейдера составляет % от прибыли зафиксированной на балансе в расчётный период. Вознаграждение выплачивается Трейдеру в течении банковских дней на указанные Трейдером счета либо через трансферные системы.

3.2. Расчётный период определяется п.4 настоящего договора или дополнительным соглашением к настоящему договору, в котором определяется начало и конец расчётного периода и сумма баланса, зафиксированная на начало расчётного периода.

3.3. Если конец расчётного периода совпадает с окончанием срока Договора и Договор не пролонгируется, то Трейдер обязан закрыть все позиции до конца расчётного периода. В этом случае Инвестор выплачивает вознаграждение Трейдеру за последний расчетный период, а Трейдер полностью передает счет Инвестору.

3.4. Если на конец расчётного периода прибыль отсутствует, вознаграждение Трейдеру за данный расчётный период не выплачивается и сумма начального баланса прошлого расчетного периода принимается равной начальному балансу следующего периода.

3.5. Если по завершению Договора, либо на момент фиксации депозита, сумма на счете будет на % меньше суммы начального баланса последнего расчетного периода, то вознаграждение Трейдеру за последний расчётный период не выплачивается, а убыток, превышающий инвестиционный риск равный % от суммы начального депозита, компенсируется Трейдером из собственных средств.

4. СРОКИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

4.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до момента прекращения его Сторонами.

4.2. Прекращение действия Договора возможно только по окончании очередного расчётного периода. Каждая из сторон настоящего договора вправе прекратить действие договора, предупредив другую сторону не менее, чем за календарных дней до завершения очередного расчётного периода.

4.3. Под расчётным периодом в рамках настоящего договора следует понимать промежуток времени равный количеству дней между последними пятницами календарных месяцев.

4.4. Концом расчётного периода для подведения итогов считается последняя пятница каждого календарного месяца.

4.5. При досрочном расторжении договора (до завершения очередного расчётного периода) со стороны Трейдера или Инвестора, Трейдеру выплачивается % полученной прибыли за расчётный (неоконченный) период.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. Ответственность Сторон по настоящему Договору определяется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6. ФОРС-МАЖОР

6.1. При наступлении форс-мажорных обстоятельств, невозможности полного или частичного исполнения любой из Сторон обязательств по настоящему Договору, а именно: пожара, наводнения, войн, террористических актов, стихийных бедствий и т.п., выполнение обязательств по настоящему договору приостанавливается соразмерно времени, в течении которого такие обстоятельства действуют.

6.2. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по договору, должна о наступлении и прекращении действия таких обстоятельств известить письменно другую Сторону не позднее дней с момента начала действия/прекращения этих обстоятельств. Дополнительные условия. При изменении реквизитов любой из Сторон, Сторона, меняющая свои реквизиты, должна уведомить другую Сторону об их изменении не позднее календарных дней. Все изменения, дополнительные соглашения, акты, приложения к настоящему Договору действительны только, если они сделаны письменно и подписаны обеими Сторонами лично.

7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Трейдер

Инвестор Юр. адрес: Почтовый адрес: ИНН: КПП: Банк: Рас./счёт: Корр./счёт: БИК:

8. ПОДПИСИ СТОРОН

Трейдер _________________

Инвестор _________________

Обратите внимание, что договор управления имуществом составлен и проверен юристами и является примерным, он может быть доработан с учетом конкретных условий сделки. Администрация Сайта не несет ответственности за действительность данного договора, а также за его соответствие требованиям законодательства Российской Федерации.

Формирование финансового отдела на предприятии - ответственная задача. Функции финансового отдела постоянно расширяются и формируются, исходя из задач, решение которых – обязанности начальника финансового отдела.

Функции финансовой службы:

Финансовый контролинг - одна из основных задач финансовой службы, которая заключается в формировании планов и контроля за их исполнением. Исполнение данной функции связанно не только с учетом и анализом, но и контролем над исполнением бизнес-процессов предприятия.

Рисунок 1. Контроль исполнения бюджета движения денежных средств на примере программного продукта «WA: Финансист».

Казначейство. Управление денежными средствами компании, формирование платёжного календаря, контроль состояния взаиморасчетов – все это функции казначейства и недооценить их важность невозможно.
Организация и ведение бухгалтерского и налогового учёта. Данная функция не требует особого разъяснения. Единственное, на чем хочется заострить внимание – это разграничение функций Главного бухгалтера и финансового директора (руководителя финансового отдела). Ответственность главного бухгалтера – ведение регламентированного и налогового учета в соответствии с требованиями законодательства, своевременное формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, отражение фактов хозяйственной деятельности компании на регистрах бухгалтерского учета. Обязанности начальника финансового отдела заключаются в планировании деятельности компании, его финансового результата, в том числе и в условиях постоянно изменяющегося законодательства. Функция налогового планирования – прямая ответственность финансового директора компании. Структура подчинения Главного бухгалтера – тоже тема отдельного разговора. С одной стороны главный бухгалтер входит в зону ответственности финансового директора и должен ему подчиняться, с другой, в соответствии с законом «о бухгалтерском учете», главный бухгалтер подчиняется непосредственно Генеральному директору организации. Самый простой выход в данной ситуации – двойственное подчинение главного бухгалтера.

Следует понимать, что в конкретной компании схема работы финансового отдела может не ограничивать задачи, стоящие перед финансовым директором в процессе организации отдела.

После того, как определены обязанности финансового отдела, можно приступать к формированию его структуры.

Работа финансовой службы может быть организована по следующей схеме:

Рисунок 2. Структура финансовой службы.

При этом подразделения «Договорной отдел» и «IT отдел» не входят в состав ФЭО, но стратегически подчинены Финансовому директору.

Самое простое - выделить для реализации каждой функции отдельную службу.

Но никто не мешает дробить функцию на несколько служб или, наоборот, объединять несколько функций в одну службу.

Определив структуру и задачи финансового отдела, необходимо приступать к разработке внутренних регламентов.

Регламент работы финансового отдела

Что включают в себя регламенты финансовой службы?

Регламент финансового отдела – это набор положений, правил, инструкций, регламентирующих бизнес-процессы, владельцем которых является финансовый директор, причем как базовые (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей; регламентируются соответственно бюджетной, учетной, кредитной политикой, порядком проведения платежей, составления финансовой отчетности), так и связанные непосредственно с управлением персоналом финансовой службы предприятия. Последние часто называют HR-процессами.

В процессе разработки, согласования и утверждения документов, регламентирующих эти процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников финансовой службы, с требованиями к их квалификации, с фондом оплаты труда. При изменении требований к функциональным обязанностям сотрудников со стороны руководства компании регламентирующие документы, утвержденные ранее, позволят свести к минимуму потенциальные конфликты, изменить штатную численность и пересмотреть заработную плату.

Рисунок 3. Процесс согласования на примере программного продукта «WA: Финансист».

Совокупность задач финансового отдела, его регламенты и структура составляют основу для формирования итогового документа - Положение о финансовой службе предприятия.

Настоящее положение представляет собой внутренний регламентирующий документ, который имеет следующую структуру:

1. Организационно-функциональная структура финансовой службы. Обычно организационная структура представляет собой организационную диаграмму с выделением отделов и описанием их функций. Для целей HR-планирования полезно на диаграмме вывести информацию о количестве штатных единиц (существующих и планируемых).

2. Структурная и штатная численность финансовой службы. Как правило данная информация формируется в виде таблицы с обязательным указанием названий отделов, должностей, количества действующих и вакантных штатных единиц.

3. Основные цели и задачи финансовой службы. В данном разделе регламента дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить для их достижения. Задачи определяются для каждого отдела.

4. Матрица функций. Это таблица, в которой по вертикали расположены функции финансовой службы, а по горизонтали – организационные звенья, то есть руководители и ключевые сотрудники отделов службы. На пересечении строк и граф делается отметка (кто за что отвечает). Матрица функций даёт представление о возможной загрузке отделов и позволяет оптимально сгруппировать функции по подразделениям.

5. Порядок взаимодействия сотрудников финансовой службы. Обычно выделяют внутренний порядок взаимодействия – между отдельными сотрудниками и (или) структурными подразделениями компании и внешний – с отдельными лицами (например, особо крупными клиентами) или государственными (коммерческими) организациями. Порядок взаимодействия разрабатывается с учетом организационной структуры компании в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.

Рисунок 4. Порядок взаимодействия сотрудников на примере программного продукта «WA: Финансист».

6. Порядок разрешения конфликтных ситуаций. В данном разделе подробно прописывается процедура подачи апелляции или выражения несогласия по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – начальник финансово-экономического отдела – рядовой сотрудник». Это касается любых вопросов и предложений (полученное задание, принимаемое решение, несоразмерная компенсация, поощрение или наказание), в том числе инновационных, которые могут возникнуть и у сотрудника, и у его непосредственного руководителя.

7. Система показателей, позволяющих оценить работу финансового директора и финансовой службы. Этот раздел включает перечни и описание показателей, при выполнении которых работа финансового директора и его подчиненных признается успешной. Показатели должны быть конкретными и измеримыми.

8. Заключительные положения. В данной части закреплены порядок согласования и утверждения Положения, срок его действия, процедура внесения изменений, ознакомления сотрудников с Положением и процедура его хранения..

Если руководителем финансовой службы является финансовый директор, то его деятельность регламентируется должностной инструкцией финансового директора. Если планово-финансовый отдел, выделен в отдельное подразделение, то при разработке должностной инструкции начальника финансового отдела нужно применять общие правила формирования должностных инструкций.

Подробная должностная инструкция включает, как правило, следующие пункты:

1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и пр.

2. Требования к квалификации. Формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.

3. Должностные обязанности. Чем подробнее будет заполнен этот раздел, тем меньше потом будет возникать вопросов у специалиста о необходимости выполнения тех или иных задач. Следовательно, этот раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.

4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. Имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать.

5. Права специалиста. Описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.

6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий. В нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.

7. Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.

Стоит отметить, что эффективная деятельность финансового отдела невозможна без качественной информационной системы.

Все больше организаций выбирают решение на платформе 1С - «WA: ФИНАНСИСТ», представляющее собой линейку программных продуктов для автоматизации управления финансами в организациях среднего и крупного бизнеса.

Модули «WA: ФИНАНСИСТ»:

Казначейство, БДДС
Бюджетирование доходов и расходов, ББЛ и пр.
Учет и отчетность по МСФО
Управленческий учет по корпоративным стандартам
Управление договорами: от согласования до исполнения

Рисунок 5. Формирование ОДДС прямым и косвенным методом на примере программного продукта «WA: Финансист».

С использованием «WA: ФИНАНСИСТ» финансовые отделы предприятий эффективно решают следующие задачи:

Прогнозирование финансового состояния предприятия и моделирование экономических показателей бизнеса, определение плановых результатов.
Удобное и безошибочное планирование / контроль доходов, расходов и денежных потоков компании.
Оптимизация использования денег, повышение финансовой эффективности и устойчивости бизнеса.
Увеличение ликвидности и доходности бизнеса, в том числе, за счет минимизации использования заемных средств.
Повышение качества и обоснованности управленческих решений и прозрачности Бизнеса в целом.
Своевременность и достоверность финансовой отчетности по международным или корпоративным стандартам.
Полный порядок в работе с договорами: хранение, согласование, и всесторонний контроль.
Повышение финансовой дисциплины по компании в целом и степени персональной ответственности сотрудников.
Снижение трудозатрат, повышение удобства и минимизация ошибок финансистов в повседневной работе.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок подготовки, согласования и подписания заключаемых от имени Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» (далее по тексту НИУ ВШЭ) гражданско-правовых договоров (соглашений), организации их учета, хранения и контроля за выполнением договорных обязательств.

1.2. Термины и определения, используемые в настоящем Положении:

Контрагент – юридическое или физическое лицо - индивидуальный предприниматель, являющееся стороной по договору (соглашению);

Заинтересованное подразделение – структурное подразделение НИУ ВШЭ, в полномочия которого входит осуществление действий, направленных на подготовку и заключение договоров (соглашений), и контроль за их исполнением. В случае заключения договоров (соглашений) по итогам торгов, заинтересованным подразделением является Управление закупок НИУ ВШЭ;

Ответственное лицо – лицо, назначенное в заинтересованном подразделении ответственным за подготовку проектов договоров и последующий контроль за соблюдением порядка согласования, подписания и исполнения договоров (соглашений);

Уполномоченное лицо – ректор или должностное лицо НИУ ВШЭ, которому ректором предоставлены полномочия по подписанию договоров (соглашений);

Международный договор (соглашение) – договор (соглашение), заключаемое НИУ ВШЭ с международными контрагентами;

Международные контрагенты - юридические лица, зарегистрированные на территории иностранного государства, в том числе имеющие представительства на территории Российской Федерации.

1.3. Персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение условий договоров (соглашений) со стороны НИУ ВШЭ и его контрагентов (поставщиков, подрядчиков, исполнителей), неприменение мер гражданско-правовой ответственности к контрагентам возлагается на руководителей структурных подразделений, участвующих в процессе подготовки, заключения и исполнения гражданско-правовых договоров, в рамках их функционала.

1.4. Настоящее Положение принято в целях:

1.4.1. обеспечения своевременного и качественного заключения договоров (соглашений) с контрагентами на условиях, максимально удовлетворяющих интересы НИУ ВШЭ;

1.4.2. организации контроля исполнения договорных обязательств НИУ ВШЭ и его контрагентами;

1.4.3. анализа причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров (соглашений), а также разработку мероприятий по их устранению.

1.5. Настоящее Положение применяется также к государственным и муниципальным контрактам в части установленного порядка согласования, подписания, регистрации и исполнения договорных обязательств.

2. Порядок и сроки подготовки, согласования и подписания договоров (соглашений)

2.1. Подготовку проекта договора (соглашения), организацию согласования его условий осуществляет заинтересованное подразделение.

При подготовке проекта договора (соглашения) заинтересованное подразделение может использовать примерную форму договора (соглашения), разработанную Правовым управлением, либо форму договора (соглашения), предложенную контрагентом.

2.2. Заинтересованные подразделения могут привлекать к подготовке проекта договора (соглашения) другие структурные подразделения, функции которых связаны с реализацией договора (соглашения), обращаться в административно-управленческие структурные подразделения, включая финансовые подразделения и Правовое управление НИУ ВШЭ, для получения соответствующих разъяснений (рекомендаций).

2.3. При необходимости заинтересованные подразделения вправе обратиться в Правовое управление с запросом на подготовку проекта договора (соглашения). Срок подготовки проекта договора (соглашения) Правовым управлением в этом случае составляет семь рабочих дней с момента получения запроса.

2.4. Оформленный заинтересованным подразделением проект договора (соглашения) последовательно визируется на последней странице, с указанием должности, фамилии и инициалов и даты визирования:

2.4.1. ответственным лицом;

2.4.2. руководителем заинтересованного подразделения.

2.5. После визирования проекта договора (соглашения) указанными в пункте 2.4. настоящего Положения лицами он подлежит обязательной правовой, финансово-экономической, бухгалтерской экспертизе и в обязательном порядке согласовывается с:

2.5.1. Правовым управлением на предмет соответствия условий договора (соглашения) требованиям законодательства Российской Федерации, регулирующего порядок и условия заключения, исполнения, изменения и расторжения договоров (соглашений);

2.5.2. Управлением бухгалтерского учета на предмет соответствия условий договора (соглашения) требованиям налогового законодательства Российской Федерации и законодательства, регулирующего порядок бухгалтерского учета и отчетности;

2.5.3. Планово-финансовым управлением на предмет соответствия предмета договора (соглашения) наличию денежных средств по соответствующему источнику финансирования.

С учетом предмета договора (соглашения) он может согласовываться и с другими структурными подразделениями НИУ ВШЭ. Необходимость согласования договора (соглашения) с другими структурными подразделениями НИУ ВШЭ определяет заинтересованное подразделение.

2.6. На экспертизу и согласование проект договора (соглашения) представляется со всеми приложениями, упомянутыми в договоре (соглашении), оформленными в установленном порядке и являющимися его неотъемлемыми частями.

В случае подписания договора (соглашения) со стороны контрагента лицом, действующим на основании доверенности, к проекту договора (соглашения) должна быть приложена копия доверенности, заверенная:

2.6.1. в случае, если контрагент - юридическое лицо - подписью руководителя и печатью юридического лица;

2.6.2. в случае, если контрагент - индивидуальный предприниматель - его подписью и печатью (при наличии).

В случае если выполняемая работа (оказываемая услуга) относится к лицензируемому виду деятельности, то к проекту договора должна быть приложена копия лицензии на имя контрагента с соответствующими приложениями, заверенная либо нотариально, либо контрагентом.

2.7. Правовое управление проводит предварительную правовую экспертизу проекта договора (соглашения) на соответствие его содержания и оформления требованиям законодательства.

Правовая экспертиза проекта договора (соглашения) осуществляется в течение трех рабочих дней с момента его поступления в Правовое управление. При наличии утвержденной в НИУ ВШЭ примерной формы договора (соглашения) проверка проекта договора (соглашения) осуществляется в течение двух рабочих дней с момента его поступления в Правовое управление.

В случае выявления несоответствия условий проекта договора (соглашения) требованиям законодательства, он возвращается Правовым управление на доработку в заинтересованное подразделение с письменными замечаниями.

2.8. После устранения всех замечаний Правового управления и прохождения предварительной правовой экспертизы ответственное лицо передает проект договора (соглашения) на проверку в Планово-финансовое управление и Управление бухгалтерского учета.

Проект договора (соглашения), условия которого не влекут возникновения денежных обязательств, передаются на проверку только в Управление бухгалтерского учета на предмет исключения налоговых последствий для НИУ ВШЭ в случае его заключения.

Срок согласования проекта договора (соглашения) указанными подразделениями составляет три рабочих дня с момента получения. Указанные подразделения также могут вернуть проект договора (соглашения) на доработку при наличии у них замечаний.

2.9. После согласования проекта договора (соглашения) Планово-финансовым управлением и Управлением бухгалтерского учета проект договора (соглашения) передается в Правовое управление для согласования его окончательного варианта. Срок согласования проекта договора (соглашения) составляет два рабочих дня с момента получения.

2.10. После согласования указанными в пункте 2.5. настоящего Положения структурными подразделениями проект договора (соглашения) с приложениями представляется ответственным лицом на подпись уполномоченному лицу.

2.10.1. Договоры (соглашения) о сотрудничестве, условия которых не влекут возникновение денежных обязательств, представляются на подписание ректору в случаях, когда:

Предмет договора (соглашения) затрагивает различные направления деятельности НИУ ВШЭ, координируемые разными должностными лицами НИУ ВШЭ;

Заключаемый с органом государственной власти, включая субъекты Российской Федерации, договор (соглашение) подписывается руководителем органа государственной власти (главой субъекта Российской Федерации);

В иных случаях по решению ректора.

2.10.2. Уполномоченное лицо вправе подписать договор (соглашение) при отсутствии виз указанных в пункте 2.5. настоящего Положения структурных подразделений. В этом случае ответственность за правомерность договора (соглашения) несет уполномоченное лицо.

2.11. Подпись уполномоченного лица на договоре (соглашении) скрепляется гербовой печатью НИУ ВШЭ в Управлении делами НИУ ВШЭ.

2.12. Договор (соглашение) может быть изменен или расторгнут по взаимному согласию сторон путем оформления дополнительного соглашения.

Подготовка, согласование и подписание дополнительного соглашения об изменении или расторжении договора (соглашения) осуществляются в порядке, установленном настоящим Положением для подготовки, согласования и подписания договора (соглашения).

3. Особенности подготовки и заключения международных договоров (соглашений)

3.1. Инициативное предложение о заключении международного договора (соглашения) оформляется в виде служебной записки от руководителя заинтересованного подразделения на имя руководителя, координирующего вопросы международной деятельности НИУ ВШЭ (далее – координирующий руководитель) по форме согласно приложению к настоящему Положению.

Служебная записка должна содержать обоснование инициативного предложения о заключении международного договора (соглашения), предысторию контактов с международным контрагентом - потенциальным партнером НИУ ВШЭ, с приложением проекта международного договора (соглашения) на русском и соответствующем иностранном языке и перспективного плана по реализации сотрудничества в рамках инициируемого международного договора (соглашения) на календарный год с предполагаемого времени подписания договора (соглашения). Прилагаемый к служебной записке проект международного договора (соглашения) может быть составлен с использованием примерных форм международных договоров (соглашений), имеющихся в Управлении развития международной деятельности (УРМД) НИУ ВШЭ, с учетом предложений международных контрагентов - потенциальных партнеров НИУ ВШЭ, либо с использованием примерных форм международных договоров (соглашений), предоставленных международными контрагентами - потенциальными партнерами НИУ ВШЭ.

3.2. УРМД после получения поручения координирующего руководителя о подготовке международного договора (соглашения) в соответствии с поступившим инициативным предложением в течение трех рабочих дней с момента получения поручения проводит предварительную экспертизу проекта международного договора (соглашения) на соответствие его содержания заявленным направлениям международной деятельности НИУ ВШЭ и представляет заинтересованному подразделению в письменной форме предложения и замечания и определяет с заинтересованным подразделением порядок действий по доработке проекта международного договора (соглашения).

3.3. Проект международного договора (соглашения) проходит согласование в заинтересованном подразделении, УРМД, Правовом управлении, Планово-финансовом управлении и Управлении бухгалтерского учета в порядке, установленном в настоящем Положении. Виза согласования проставляется на проекте международного договора (соглашения), выполненном на русском языке.

УРМД в процессе согласования, при необходимости, взаимодействует с заинтересованным подразделением и иными структурными подразделениями в устной и/или письменной форме.

3.4. После согласования проекта международного договора (соглашения) в подразделениях, указанных в пункте 3.3. настоящего Положения, УРМД передает проект международного договора (соглашения) на подпись уполномоченному лицу.

3.5. Международный договор (соглашение) составляется и подписывается на двух языках: русском и официальном языке государства международного контрагента НИУ ВШЭ по договору (соглашению), либо ином языке по согласованию между сторонами договора (соглашения), в количестве экземпляров, соответствующем количеству сторон договора (соглашения).

Ответственность за точность перевода международного договора (соглашения), составленного на русском языке, на иностранный язык, равно как составленного на иностранном языке на русский язык, несет заинтересованное подразделение.

3.6. По поручению ректора, первых проректоров и координирующего руководителя УРМД готовит информационную справку о международном контрагенте - потенциальном партнере НИУ ВШЭ.

4. Порядок регистрации и контроль исполнения договора (соглашения)

4.1. Оригиналы подписанных договоров (соглашений), включая международные договоры (соглашения), условия которых влекут возникновение денежных обязательств, регистрируются в системе ИС-ПРО и хранятся в соответствии с нормативными сроками хранения в Планово-финансовом управлении, если иное не установлено настоящим Положением.

4.1.1. Для присвоения договору (соглашению) регистрационного номера в системе ИС-ПРО ответственное лицо представляет в Планово-финансовое управление все подписанные сторонами экземпляры договора (соглашения) с приложением(ями) (при наличии).

4.1.2. После регистрации договора (соглашения) один экземпляр остается на хранении в Планово-финансовом управлении, другой(ие) экземпляр(ы) вместе приложением(ями) (при наличии) передается(ются) ответственным лицом контрагенту(ам) (международному (ым) контрагенту (ам)).

4.1.3. В целях контроля исполнения договора (соглашения) его копия хранится в заинтересованном(ых) подразделении(ях).

4.2. Оригиналы договоров (соглашений) с российскими контрагентами, условия которых не влекут возникновения денежных обязательств, хранятся в Правовом управлении, который ведет их реестр по представлении ответственным лицом в Правовое управление одного экземпляра подписанного сторонами договора (соглашения) с приложением(ями) (при наличии).

4.3. Оригиналы международных договоров (соглашений), условия которых не влекут возникновения денежных обязательств, заключенных с организациями, зарегистрированными в странах Содружества Независимых Государств и Балтии, хранятся в Управлении по сотрудничеству со странами СНГ и Балтии НИУ ВШЭ, а их копии - в Отделе развития партнерства и мониторинга УРМД и в заинтересованных подразделениях.

Оригиналы иных международных договоров (соглашений), условия которых не влекут возникновения денежных обязательств, хранятся в Отделе развития партнерства и мониторинга УРМД, а их копии – в заинтересованных подразделениях.

4.4. Условия договора (соглашения) со стороны НИУ ВШЭ выполняются заинтересованным подразделением. Контроль надлежащего исполнения условий договора (соглашения) осуществляется руководителем заинтересованного подразделения.

При заключении комплексных договоров (соглашений), когда в исполнении их условий участвуют несколько структурных подразделений, приказом уполномоченного лица может быть назначен ответственный исполнитель и распределены обязанности между подразделениями.

Руководителем каждого структурного подразделения, участвующего в исполнении условий комплексных договоров (соглашений), назначается ответственное лицо, выполняющее указанные в п.4.8. настоящего Положения функции.

4.5. Контроль исполнения условий международных договоров (соглашений) осуществляет Отдел развития партнерства и мониторинга УРМД, который информирует руководителя УРМД о ходе реализации международного договора (соглашения) ежегодно при подведении итогов международной деятельности НИУ ВШЭ за истекший календарный год в течение первого квартала следующего за отчетным года, а также по запросу координирующего руководителя (заместителя координирующего руководителя).

4.6. При осуществлении расчетов по договорам (соглашениям) на Планово-финансовое управление возлагается контроль за соответствием назначения платежа, указанного в счете и/или служебной записке руководителя заинтересованного подразделения, предмету договора (соглашения).

4.7. На Правовое управление возлагается оказание правовой помощи в проведении претензионно-исковой работы, участие в судебных процессах по спорам, вытекающим из исполнения договоров (соглашений), а также правовая экспертиза документов, связанных с изменением или расторжением договоров (соглашений).

4.8. На ответственное лицо от структурного подразделения, участвующего в исполнении условий комплексных договоров (соглашений), возлагается контроль за своевременным представлением финансовых документов (акты приемки выполненных работ, счета-фактуры, счета) в Управление бухгалтерского учета.

4.9. На Управление бухгалтерского учета возлагается контроль за своевременностью платежа в установленные договором (соглашением) сроки.

4.10. Работники НИУ ВШЭ, принимающие участие в договорно-правовой работе, обязаны строго руководствоваться требованиями сохранения коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации НИУ ВШЭ в соответствии с законодательством Российской Федерации и условиями договоров (соглашений).

Приложение

к Положению о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров с участием НИУ ВШЭ

Примерная форма служебной записки

Предлагаю рассмотреть возможность заключения договора с __________

Цель договора:

Основные направления и формы деятельности, предусматриваемые договором:

Координирующее подразделение (кафедра):

Ответственный координатор от подразделения (имя, должность, контактная информация):

Ответственный координатор от международного контрагента-предполагаемого партнера НИУ ВШЭ (имя, должность, контактная информация):

Обоснование предлагаемого партнерства (по 1-2 абзаца по каждому пункту):

1. История взаимоотношений, имеющиеся контакты, предшествующее взаимодействие;

2. Соответствие стратегии развития структурного подразделения;

3. Соответствие Программе развития НИУ ВШЭ;

4. Предполагаемое взаимодействие с другими учебными и научными структурными подразделениями НИУ ВШЭ, включая филиалы.

Приложения:

Приложение 1. План-график по реализации сотрудничества в рамках инициируемого международного договора на календарный год, начиная с предполагаемого времени подписания договора.

Примерная форма плана-графика:

Виды деятельности

Сроки

Участники/ответственный

Источник и предполагаемый объем финансирования

в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Трейдер », с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Инвестор », с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны », заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.2. Инвестор обязуется передать в управление Трейдеру счёт, открытый в компании «» с размещенным на нем начальным депозитом в сумме рублей, принять оказанные услуги и оплатить их согласно п.п. 3.1-3.5 настоящего Договора.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Права и обязанности Трейдера:

2.1.4. Трейдер получает свою часть прибыли, согласно п.п. 3.1-3.5 настоящего договора.

2.1.6. Трейдер вправе распоряжаться счетом только для торговли на рынке ММВБ.

2.2. Права и обязанности Инвестора:

2.2.1. Инвестор обязан в срок до «» года включительно открыть счёт в компании «», разместить на нем депозит в сумме рублей и передать Трейдеру необходимые реквизиты для управления счётом.

2.2.2. Инвестор вправе просматривать состояние счёта в любой момент времени, но не вмешиваясь в ход торговли.

3. УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ УСЛУГ ТРЕЙДЕРА

4. СРОКИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

6. ФОРС-МАЖОР

Вжизненном цикле любой организации более 80 процентов всех событий происходит посредством договоров. Очевидно, расходы на управление ими могут составлять существенную долю, и, что еще важнее, риски, которые несет компания из-за низкого качества этой работы, весьма высоки.

Одна из основных задач финансовой службы, а именно сокращение издержек без ущерба для эффективности, может быть решена комплексным путем посредством внедрения методологических решений по управлению договорной деятельностью с их последующей автоматизацией. Главная сложность здесь связана с тем, что в процесс работы с договорами вовлечены многие службы организации. Зато и эффект от успешного внедрения системы будет носить синергетический характер, поскольку решается целый ряд общеуправленческих задач:

стандартизация договоров за счет формирования их на основе шаблонов;
повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;
сокращение циклов рассмотрения и согласования договоров;
управление договором на протяжении его жизненного цикла.

При рассмотрении процесса управления договорами как методологического цикла можно провести прямую аналогию с управлением проектами по стадиям: планирование, исполнение, контроль, корректировка, управленческое воздействие.

Планирование. В общем случае планирование включает в себя четыре этапа:

определение потребности в заключении договора;
технико-экономическое обоснование сделки (договора);
выбор контрагента;
выбор схемы договора (с учетом юридических, финансовых и прочих рисков).

Поскольку планирование представляет собой стандартизированный процесс и выступает частью более глобального процесса сопровождения жизненного цикла договора, на первый план выходит интеграция всех элементов в единое информационное пространство. Ядром объединения выступает автоматизированная ERP-система управления ресурсами, составными частями которой могут быть системы бюджетирования, управленческого учета, документооборота, CRM и другие.

Каковы бы ни были особенности конкретного договора, важным является понимание того, что его «жизнь» в единой автоматизированной информационной среде организации должна начинаться с «нулевого» цикла – проектирования. Уже на этой стадии можно минимизировать риски потери и двойного ввода информации. Ну а подразделением, обеспечивающим процесс движения договора по циклу, выступает финансовая служба, на которую исторически ложатся функции учета, контроля и предоставления информации для анализа. Именно «Финансы» выступают центром, объединяющим порой разнонаправленные по «интересам» подразделения организации.

Специфическая же роль финансовой службы на начальном этапе подготовки проекта договора заключается в разработке его технико-экономического обоснования. В нем указываются: цель заключения сделки, обоснование ее целесообразности; предмет договора, его сумма и другие существенные условия; варианты модели финансовых потоков, включая планирование источников финансирования; способы контроля бюджетов и лимитов; смета расходов; оценка экономических и финансовых последствий, включая анализ рисков. Важность выбора наиболее эффективной модели финансовых потоков по договору может быть проиллюстрирована на примере из практики.

Пример

Производственная компания с высокой степенью сезонности продаж и значительной материалоемкостью продукции из года в год сталкивалась с проблемами финансирования производства в моменты «низкого сезона». При этом запасы на складе и финансовая «подушка безопасности», накапливаемые в виде резерва в пик продаж, как водится, быстро «проедались», и предприятию вновь и вновь дважды в год приходилось привлекать дорогостоящее внешнее финансирование. Анализ проблемы выявил несовпадение сезонных циклов продаж у холдинга и его основных поставщиков сырья, которые также испытывали финансовые трудности в определенные периоды года. Это подсказало ключ к решению. По условиям договоров предусматривалась стандартная отсрочка платежа за каждую поставку в течение всего года. Изменили модель финансовых потоков по договору – в зависимости от месяца поставки количество дней отсрочки платежа увеличивалось или уменьшалось по сравнению со стандартным. Тем самым решили проблему несовпадения бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС).

Говоря о выборе модели финансовых потоков по договору, стоит отметить, что в данном случае происходит построение мостика между бюджетным планированием и фактом исполнения платежного календаря.

Пример

В крупной государственной энергетической компании в процессе бюджетного планирования разрабатывает и утверждает Годовую комплексную программу закупок (ГКПЗ). В рамках блока «Платежный календарь» осуществляется согласование и оплата заявок. А в блоке «Исполнение договоров» происходит автоматическое лимитирование договоров с учетом ГКПЗ и запускается процедура электронного согласования договора с определением лимитов для «Платежного календаря». Такая практика позволяет управлять расходной частью бюджета в динамике.

При согласовании договоров внутри компании соответствующие подразделения проверяют их на целесообразность, учитывают риски и т.д. А финансовая служба должна сверить финансовую модель по договору с утвержденными бюджетами расходов компании, чтобы размер взятых обязательств не превышал установленные в них лимиты. А с другой стороны, при проведении конкретных выплат в рамках платежного календаря идет сверка с утвержденным договором, по которому подана заявка. Она проверяется не только по соответствующему бюджету, но и по финансовой модели договора, что позволяет в момент платежа контролировать соблюдение не только БДДС, но и БДР.

Реализация. После планирования наступает стадия реализации договора, которая разделяется на два этапа. Первый – процедура заключения договора: разработка проекта, его предварительное согласование, затем подписание и регистрация, уведомление о старте работы по договору, определение процедуры пересмотра (корректировки) условий, согласование формата отчетности по процессу согласования.

Второй этап – непосредственные действия финансистов является функция контроля над исполнением договора, которая выступает следующей стадией процесса и условно разделяется на блоки:

контроль нефинансовых обязательств в той степени, в которой они влияют на финансовые (например, если неисполнение хозяйственных обязательств по договору приводит к штрафам, пеням и т.п.) и корректировка модели финансовых потоков в связи с изменением нефинансовых обязательств (например, изменение графика платежей по договору и т.п.);
контроль финансовых обязательств (точность исполнения оплат по договору по срокам и суммам, бюджетный контроль, пересмотр финансовой модели в случае изменения непосредственно условий договора).

Интегрированный в общую информационную систему и надлежаще организованный управленческий учет договоров должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения обязательств, принятия мер по их предотвращению и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов. Реализовать подобный учет на практике можно путем ведения аналитических отчетов по договору. В таких отчетах предусматриваются разделы, в которых указываются следующие данные (на примере договора поставки): реквизиты контрагента, номер и дата, спецификации, наряды, заказы, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции, факты отгрузок, оплат в сопоставлении с плановыми показателями и другая необходимая информация.

Отчетность по исполнению договоров может быть представлена в следующих аналитических разрезах: по тендерам (на основании каких критериев выбирался контрагент), по контрагентам (в разрезе дебиторской или кредиторской задолженности по каждому договору), по операционной, финансовой, инвестиционной деятельности и т.п.

Корректировка. Участие финансовой службы на этой стадии включает в себя постоянный мониторинг экономической целесообразности договора (в случае изменений существенных внешних условий, в частности финансового положения) и инициирование корректировок в части финансовых условий.

Управленческое воздействие. Наконец, на стадии принятия управленческого решения финансовая служба готовит финансово-экономическое обоснование возможных вариантов действий: закрытие договора, пролонгация без изменения или с изменением финансовых условий, запуск процесса согласования нового договора. На основе анализа, проведенного на стадиях контроля и корректировки, вносятся предложения по стандартизации процедуры движения договоров и совершенствованию шаблона.

Мнение эксперта: Олег Бейлезон - главный архитектор компании «Логика бизнеса 2.0»

Систему электронного документооборота (СЭД) можно считать эффективно работающей тогда, когда потребность в других системах для обеспечения хранения документов, автоматизации бизнес-процессов и обеспечения совместной работы не возникает. Исходя из этого, мы можем оценить эффективность, задавая себе следующие вопросы:

поступают ли жалобы на недостающий или некор- ректно работающий в системе функционал?;
существуют ли в организации «альтернативные» пути документооборота (не затрагивающие СЭД)?;
есть ли в регламенте документооборота «исключительные ситуации» (не закрытые функционалом СЭД), которые предписано разрешать вне системы?;
достаточно ли прозрачна для руководства деятельность сотрудников в рамках СЭД?;
насколько хорошо данная система интегрирована в ИТ-инфраструктуру компании?;
есть ли различные варианты доступа сотрудников в систему (толстый, тонкий, мобильный клиенты)?

Следует принимать во внимание также и вопросы безопасности, стоимости владения, готовности системы к изменениям и т.д.